| REKLAMA |
 |
Nowe przepisy pozwalają pracodawcom na skrócenie obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat (w przypadkach opisanych w ustawie), a także na domyślne przekazywanie wynagrodzeń na konta bankowe. Co ważne również dane ubezpieczonych do ZUS mogą być teraz przekazywanie w formie elektronicznej (i dzięki temu możliwe było skrócenie okresu archiwizacji dokumentów pracowniczych).
# 1 NIŻSZE KOSZTY ARCHIWIZACJI
E-dokumenty to obniżenie kosztów przechowywania dokumentów kadrowych. Można zrezygnować ze skoroszytów, teczek osobowych, druków, stert papierów, które kurzą się, zajmują miejsce, są ciężkie i niestety łatwo się niszczą. Zastąpienie papierowej dokumentacji wersją elektroniczną to oszczędność: czasu (nie trzeba przekopywać się przez obszerną dokumentację papierową), miejsca (nie zajmuje miejsca w biurze), kosztów przechowywania dokumentów (nie trzeba kupować segregatorów, teczek, koszulek, przekładek i regałów, czy specjalnych szaf dostosowanych do wymagań RODO).
# 2 BŁYSKAWICZNY DOSTĘP DO AKT
Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej to przede wszystkim szybki dostęp do akt oraz łatwe wyszukiwanie dokumentów. Każdy z użytkowników, w ramach nadanych uprawnień, może łatwo sprawdzić dokumenty własne lub współpracowników dotyczące np. okresu obowiązywania umowy, wymiaru urlopu, wypłaty itp.
# 3 UPORZĄDKOWANIE DOKUMENTACJI
Elektroniczna forma dokumentacji gwarantuje porządek w aktach. Po pierwsze upraszcza weryfikację listy dokumentów każdego pracownika i uzupełnienie ewentualnych braków. Po drugie ułatwia zachowanie chronologii i numeracji pojedynczych dokumentów danego pracownika. Po trzecie – gwarantuje bezpieczeństwo dokumentów oraz rejestr wprowadzanych zmian.
# 4 JEDNOLITA STRUKTURA AKT
Przeniesienie dokumentacji do wersji elektronicznej zapewnia jednolitą strukturę akt – dokumenty przypisane do konkretnego pracownika są uporządkowane zawsze w taki sam, zgodny z przepisami sposób. Dzięki jednolitej strukturze łatwiej odszukać odpowiedni plik, łatwo też sprawdzić, czy w systemie znajdują się wszystkie wymagane przepisami akta.
# 5 BEZPIECZEŃSTWO DANYCH
Rozwiązania IT stworzone do prowadzenia e-dokumentów mają wbudowane mechanizmy zabezpieczające przed niepożądanym dostępem zarówno z zewnątrz, jak i z wewnątrz organizacji (dzięki hierarchizacji zakresów uprawnień). Akta w formie elektronicznej o wiele łatwiej jest skopiować – możliwość wykonania kilku kopii zapasowych przechowywanych w różnych miejscach, także w chmurze, oznacza większą ochronę przed ich utratą.
# 6 ELASTYCZNOŚĆ I DOPASOWANIE DO PRZEPISÓW
E-dokumenty to także gwarancje i wsparcie firmy wdrożeniowej, w ramach których przeprowadza ona zdalnie aktualizację produktu zgodnie ze zmianami w przepisach. Po jej przeprowadzeniu e-dokumenty od razu są gotowe do użytkowania, nie jest potrzebna ponowna konfiguracja.
Ważną zaletą jest również automatyczne przypisywanie dokumentów do teczki odpowiedniego pracownika. To duże ułatwienie zwłaszcza przy hurtowym wprowadzaniu dokumentów, a takie sytuacje zdarzają się zwłaszcza na początku, podczas wdrażania systemu – wyjaśnia Paulina Kopcińska, specjalistka Quercus w zakresie rozwiązania Q-solutons: e-dokumenty. Jest to możliwe dzięki generowanym w systemie SAP kodom kreskowym – dodaje.
Prowadzenie e-kadr znacznie usprawnia pracę działu personalnego. Pozwala zarówno na skuteczne i wygodne zarządzanie dokumentacją pracowniczą, jak i na szybki dostęp do szerszego zakresu danych dotyczących pracowników, jak np. odbyte szkolenia” – wyjaśnia Paulina Kopcińska, ekspertka firmy Quercus zajmującej się m.in. wdrażaniem oprogramowania SAP do zarządzania e-aktami. „Prowadzenie e-akt (z wykorzystaniem skutecznego oprogramowania) ma ponadto wymiar wizerunkowy – świadczy o tym, że firma stosuje nowoczesne rozwiązania. Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się także na wdrożenie dodatkowych aplikacji, nakładek do e-akt. Dzięki nim również pracownicy mogą weryfikować lub pobierać wybrane dokumenty lub składać wnioski online, np. o urlop, a firma zyskuje status otwartej.
W dłuższej perspektywie dokumenty wszystkich pracowników będą musiały mieć formę elektroniczną. I choć obecnie może się to wydawać wyzwaniem, korzyści z tego rozwiązania są nie do przecenienia. Oto 6 najważniejszych:# 1 NIŻSZE KOSZTY ARCHIWIZACJI
E-dokumenty to obniżenie kosztów przechowywania dokumentów kadrowych. Można zrezygnować ze skoroszytów, teczek osobowych, druków, stert papierów, które kurzą się, zajmują miejsce, są ciężkie i niestety łatwo się niszczą. Zastąpienie papierowej dokumentacji wersją elektroniczną to oszczędność: czasu (nie trzeba przekopywać się przez obszerną dokumentację papierową), miejsca (nie zajmuje miejsca w biurze), kosztów przechowywania dokumentów (nie trzeba kupować segregatorów, teczek, koszulek, przekładek i regałów, czy specjalnych szaf dostosowanych do wymagań RODO).
# 2 BŁYSKAWICZNY DOSTĘP DO AKT
Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej to przede wszystkim szybki dostęp do akt oraz łatwe wyszukiwanie dokumentów. Każdy z użytkowników, w ramach nadanych uprawnień, może łatwo sprawdzić dokumenty własne lub współpracowników dotyczące np. okresu obowiązywania umowy, wymiaru urlopu, wypłaty itp.
# 3 UPORZĄDKOWANIE DOKUMENTACJI
Elektroniczna forma dokumentacji gwarantuje porządek w aktach. Po pierwsze upraszcza weryfikację listy dokumentów każdego pracownika i uzupełnienie ewentualnych braków. Po drugie ułatwia zachowanie chronologii i numeracji pojedynczych dokumentów danego pracownika. Po trzecie – gwarantuje bezpieczeństwo dokumentów oraz rejestr wprowadzanych zmian.
# 4 JEDNOLITA STRUKTURA AKT
Przeniesienie dokumentacji do wersji elektronicznej zapewnia jednolitą strukturę akt – dokumenty przypisane do konkretnego pracownika są uporządkowane zawsze w taki sam, zgodny z przepisami sposób. Dzięki jednolitej strukturze łatwiej odszukać odpowiedni plik, łatwo też sprawdzić, czy w systemie znajdują się wszystkie wymagane przepisami akta.
# 5 BEZPIECZEŃSTWO DANYCH
Rozwiązania IT stworzone do prowadzenia e-dokumentów mają wbudowane mechanizmy zabezpieczające przed niepożądanym dostępem zarówno z zewnątrz, jak i z wewnątrz organizacji (dzięki hierarchizacji zakresów uprawnień). Akta w formie elektronicznej o wiele łatwiej jest skopiować – możliwość wykonania kilku kopii zapasowych przechowywanych w różnych miejscach, także w chmurze, oznacza większą ochronę przed ich utratą.
# 6 ELASTYCZNOŚĆ I DOPASOWANIE DO PRZEPISÓW
E-dokumenty to także gwarancje i wsparcie firmy wdrożeniowej, w ramach których przeprowadza ona zdalnie aktualizację produktu zgodnie ze zmianami w przepisach. Po jej przeprowadzeniu e-dokumenty od razu są gotowe do użytkowania, nie jest potrzebna ponowna konfiguracja.
Ważną zaletą jest również automatyczne przypisywanie dokumentów do teczki odpowiedniego pracownika. To duże ułatwienie zwłaszcza przy hurtowym wprowadzaniu dokumentów, a takie sytuacje zdarzają się zwłaszcza na początku, podczas wdrażania systemu – wyjaśnia Paulina Kopcińska, specjalistka Quercus w zakresie rozwiązania Q-solutons: e-dokumenty. Jest to możliwe dzięki generowanym w systemie SAP kodom kreskowym – dodaje.
Ja to działa?
- 1. W systemie SAP generowany jest kod kreskowy, który zawiera informacje o numerze pracownika, jego danych, rodzaju dokumentu itp.
- Wydrukowany kod należy nakleić na dokument (dokumenty tworzone w systemie SAP mają kody kreskowe nadawane systemowo).
- Dokument z naklejonym kodem kreskowym jest następnie skanowany i importowany do e-dokumentów.
- System automatycznie przypisuje go do folderu z dokumentacją danego pracownika, podpinając w odpowiednim miejscu, nadając odpowiedni numer i zachowując chronologię.
Czy e-akta przynoszą też korzyści pracownikom? Oczywiście! Wystarczy wyobrazić sobie kolejkę pracowników, którzy pytają w kadrach o wymiar urlopu, a personel z tego działu musi dotrzeć do odpowiednich dokumentów w formie papierowej. Zabiera to mnóstwo czasu. W przypadku e-akt te informacje dostępne są od ręki. Pracownicy innych działów nie trącą czasu w kolejkach, a zespół kadr może zająć się innymi, nowymi zadaniami.
Źródło: Quercus
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
