| REKLAMA |
 |
Zidentyfikować problem
Każdą strategiczną decyzję w przedsiębiorstwie należy podjąć, opierając się na odpowiedniej analizie własnych zasobów i potrzeb, a także określenia przestrzeni, które wymagają zoptymalizowania. Jednym z głównych problemów, z którymi muszą się mierzyć przedsiębiorstwa, są wszelkie działania związane z zarządzaniem dokumentacją. Wymogi prawne jasno określają sposoby przechowywania, czy dostęp do konkretnych dokumentów, zawierających np. dane osobowe pracowników. Wiele problemów przysparza także zarządzanie fakturami, czy kontraktami, a brak pełnej kontroli i terminowości w płatnościach, przekłada się bezpośrednio na straty firmy. Dzięki identyfikacji tych obszarów firma może przygotować listę potrzeb, które później przedstawi firmom zajmującym się zarządzaniem informacją.
Eksperci M-Files wskazują także na konieczność określenia celów biznesowych, jakie mają zostać osiągnięte po wprowadzeniu określonej palety rozwiązań, a także zrozumienie zmian, jakie zajdą w organizacji, zarówno w ujęciu całościowym, jak i w kontekście pracowników.
Wzrost wydajności procesów biznesowych
Jednym z rozwiązań, jakie Iron Mountain proponuje swoim klientom, jest korzystanie ze wszystkich udogodnień oferowanych przez platformę M-Files. Jest to platforma z segmentu BPM, której działanie opiera się na efektywnym organizowaniu informacji i dokumentów, dzięki czemu są łatwe do odnajdywania i zarządzania nimi. Platforma wspiera dowolne procesy biznesowe, a jej połączenie z usługami Iron Mountain sprawia, że klient otrzymuje kompleksowe, nowoczesne i maksymalnie spersonalizowane narzędzia.
Każdą strategiczną decyzję w przedsiębiorstwie należy podjąć, opierając się na odpowiedniej analizie własnych zasobów i potrzeb, a także określenia przestrzeni, które wymagają zoptymalizowania. Jednym z głównych problemów, z którymi muszą się mierzyć przedsiębiorstwa, są wszelkie działania związane z zarządzaniem dokumentacją. Wymogi prawne jasno określają sposoby przechowywania, czy dostęp do konkretnych dokumentów, zawierających np. dane osobowe pracowników. Wiele problemów przysparza także zarządzanie fakturami, czy kontraktami, a brak pełnej kontroli i terminowości w płatnościach, przekłada się bezpośrednio na straty firmy. Dzięki identyfikacji tych obszarów firma może przygotować listę potrzeb, które później przedstawi firmom zajmującym się zarządzaniem informacją.
Bardzo ważne z punktu widzenia wdrażania rozwiązań służących optymalizacji przepływu informacji w firmie jest przygotowanie opisów procesów związanych z dokumentacją – mówi Marcin Drzewiecki, Dyrektor Handlowy Iron Mountain Polska – Mogą one dotyczyć m.in. zarządzenia fakturami, kontraktami, czy dokumentami pracowniczymi, które mogą zostać zdigitalizowane, aby później zasilić platformę ECM. Mając odpowiednią wiedzę w zakresie procedur przepływu informacji w firmie, jesteśmy w stanie zaproponować holistyczne rozwiązanie problemów, których istnienia klient mógł nie być świadomy. Może być to implementacja zaawansowanych platform, np. M-Files, a także przeprowadzenie audytu dokumentacji, czy ich digitalizacji – dodaje.
Eksperci M-Files wskazują także na konieczność określenia celów biznesowych, jakie mają zostać osiągnięte po wprowadzeniu określonej palety rozwiązań, a także zrozumienie zmian, jakie zajdą w organizacji, zarówno w ujęciu całościowym, jak i w kontekście pracowników.
Wzrost wydajności procesów biznesowych
Jednym z rozwiązań, jakie Iron Mountain proponuje swoim klientom, jest korzystanie ze wszystkich udogodnień oferowanych przez platformę M-Files. Jest to platforma z segmentu BPM, której działanie opiera się na efektywnym organizowaniu informacji i dokumentów, dzięki czemu są łatwe do odnajdywania i zarządzania nimi. Platforma wspiera dowolne procesy biznesowe, a jej połączenie z usługami Iron Mountain sprawia, że klient otrzymuje kompleksowe, nowoczesne i maksymalnie spersonalizowane narzędzia.
Oprogramowanie tworzy zespół skorelowanych metadanych, które organizowane są na podstawie ich zawartości. Ze względu na ogromną liczbę możliwości jego wykorzystania, np. w zarządzaniu dokumentami HR-owymi, kontraktami, fakturami, umowami, czy nawet wnioskami urlopowymi i delegacjami, realnie wpływa na efekty biznesowe całego przedsiębiorstwa – tłumaczy Marcin Drzewiecki.
Według badań przeprowadzonych przez M-Files z usług ich platformy najczęściej korzystają przedsiębiorstwa z segmentu produkcji (18%), usług korporacyjnych (11%), usług finansowych (10%) oraz energetyki (7%), a więc firmy, które ze względu na charakter swojej działalności generują bardzo dużą liczbę dokumentów.
Szereg funkcjonalności oferowanych przez oprogramowanie M-Files w bezpośredni sposób przekłada się na biznesową efektywność działań podejmowanych przez przedsiębiorstwa. Badania przeprowadzone wśród klientów, wykorzystujących oprogramowanie M-Files jednoznacznie wskazały jego skuteczność w codziennych pracach. W przypadku jednej z firm budowlanych analogowy proces wyszukiwania faktur trwał nawet tydzień. Po digitalizacji i wprowadzenia faktur do platformy proces ten zajmuje obecnie…pół godziny. Użyteczność M-Files przejawia się także w momencie, w którym kilka osób musi pracować na jednym dokumencie (np. podczas podpisywania umów musi ona zostać sprawdzona przez Zarząd, dział prawny, czy dział finansów). Wykorzystując platformę, przepływ dokumentu w obrębie struktur firmy jest bardzo szybki, co wyraźnie skraca czas całego procesu nanoszenia wszelkich zmian lub uwag.
Oprogramowanie ponadto pozwala także na ścisłą kontrolę nad treścią dokumentów, dzięki której pracownik jest w stanie w bardzo szybki sposób sprawdzić jego zgodność z obowiązującymi przepisami, zlecić jego archiwizację bądź zniszczenie. Pozwala to na zaoszczędzenie setek godzin prac audytowych, czy ryzyka zewnętrznej kontroli procedur związanych z zarządzeniem informacją wewnątrz firmy – komentuje Marcin Drzewiecki.
Sam proces wdrożenia M-Files wewnątrz organizacji jest bardzo krótki. Platforma została zaprojektowana w ten sposób, aby jej obsługa była maksymalnie intuicyjna.
Opanowanie podstawowych funkcji, wykorzystywanych w codziennych pracach wymaga kilku godzin szkolenia – mówi Marcin Drzewiecki – poziom „zaawansowanego użytkownika” osiąga się natomiast po ok. 8 godzinach.
Z punktu widzenia przedsiębiorstwa najkorzystniejszym rozwiązaniem mającym za zadanie zmianę polityki dotyczącej zarządzania informacją wewnątrz firmy, jest zwrócenie się do ekspertów w tej dziedzinie. Dysponując wieloletnim doświadczeniem, firmy takie jak Iron Mountain mogą zwrócić uwagę na problemy, których ich klient nie jest w stanie samodzielnie zidentyfikować. Może się bowiem okazać, iż poza wprowadzeniem rozwiązań informatycznych, konieczne będą także inne narzędzia, służące zoptymalizowaniu wszelkich procesów związanych z zarządzaniem informacją.
Źródło: Iron Mountain Polska
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
