Eliminacja wydruków, oszczędność czasu i sprawniejsze procesowanie dokumentów – to tylko kilka z korzyści uruchomienia aplikacji do zarządzania obiegiem dokumentów, jakie zauważają pracownicy Banku Spółdzielczego Duszniki. System Comarch DMS zapewnia obsługę elektronicznego obiegu faktur kosztowych, umów z kontrahentami oraz teczek kredytowych klientów banku.
| REKLAMA |
 |
Program do digitalizacji dokumentów wykorzystywany jest w Banku Spółdzielczym Duszniki jako element systemu Comarch ERP XL, w ramach którego użytkowane są również moduły: księgowość, środki trwałe, kadry i płace, Business Intelligence oraz aplikacja Comarch HRM (Human Resources Management). Z narzędzi informatycznych korzystają wszyscy pracownicy instytucji, czyli ponad 160 osób pracujących na co dzień w centrali i trzynastu placówkach handlowych banku.
Czas na (r)ewolucję
Dużo się zmieniło
Głównym obszarem, który uporządkował system Comarch DMS były „teczki kredytowe”, a więc szereg dokumentów, które są niezbędne do przeprocesowania i podpisania umowy. Po podpisaniu umowy tradycyjne teczki kredytowe są archiwizowane, jednak bardzo często zachodzi potrzeba ponownego do nich sięgnięcia w celu odczytu, wykonania kopii lub uzupełnienia dokumentów i zaświadczeń. W przypadku tradycyjnych teczek papierowych pracownik banku musiał wtedy udać się do archiwum, pobrać teczkę zgodnie z procedurami bankowymi, wykonać kopię dokumentów, a następnie zwrócić teczkę do archiwum. Proces ten angażował innych pracowników – pracownik archiwum wyszukiwał teczkę, a następnie – po jej zwrocie – umieszczał ją ponownie we właściwym miejscu w archiwum. W elektronicznym repozytorium dostęp do wszystkich dokumentów kredytowych jest możliwy w czasie rzeczywistym dla pracowników różnych komórek zgodnie z nadanymi uprawnieniami. Dodatkowo elektroniczne repozytorium daje możliwość łatwego i szybkiego wyszukiwania teczek kredytowych i/lub poszczególnych dokumentów. Bank wcześniej dysponował już elektronicznym repozytorium dokumentów, jednak system ten miał ograniczone możliwości wyszukiwania dokumentów i nie dawał możliwości budowania procesów elektronicznych obiegów dokumentów.
Teraz pracownik przy uruchamianiu procesu kredytowego i zakładaniu „teczki kredytowej” ma możliwość sprawdzenia w systemie, czy dany klient korzysta już z usług banku i zweryfikowania, czy wszystkie wymagane dokumenty są zgodne z wymogami. Jeśli są aktualne, może je wykorzystać przy procesowaniu wniosku i wpiąć do nowej „teczki kredytowej”.
Comarch DMS weryfikuje również dokumenty w przypadku zamykania konkretnej umowy kredytowej. Sprawdza, czy są one wykorzystane przy innym produkcie. Jeśli nie, automatycznie przesyłane są one do archiwum. Eliminuje to problem dokumentów nieprzypisanych do żadnej sprawy.
E-Faktury
W ramach wdrożenia programu Comarch DMS został utworzony także obieg faktur. Do banku trafiają one w formie papierowej, jak i elektronicznej - drogą mailową. Faktury papierowe są skanowane i przesyłane do systemu Comarch OCR, który wykorzystując technologię optycznego rozpoznawania znaków wprowadza je do obiegu dokumentów. Do tego samego systemu trafiają też maile bezpośrednio z programu pocztowego dzięki wbudowanej w Comarch DMS funkcji pozwalającej na połączenie tych systemów.
W kolejnym etapie do dokumentu są przypisywane kategorie finansowe oraz centra, w których koszt powstaje. Następnie faktura przekazywana jest do osoby, która ją opisuje i dalej do osób akceptujących koszty (występuje kilka poziomów akceptacji), by na koniec wrócić do działu księgowości, gdzie tzw. jednym kliknięciem faktura jest księgowana.
Dodatkowe możliwości wykorzystania Comarch DMS: elektroniczne teczki z umowami
Dusznicki Bank, jak każda firma, podpisuje umowy z dostawcami usług czy też produktów. Repozytorium umów zostało również przeniesione do systemu Comarch DMS, gdzie utworzono dwa obiegi: jeden dla umów a drugi dla aneksów z opcją ich łączenia.
Źródło: www.comach.pl
Czas na (r)ewolucję
Na początku 2020 roku podjęliśmy decyzję o konieczności uruchomienia systemu informatycznego, który zapewni nam wsparcie w digitalizacji instytucji oraz pozwoli na odejście od realizowania obiegu w formie papierowej, a także zastąpi narzędzie, które spełniało dotychczas głównie funkcję archiwum dokumentów - mówi Anna Krawczyk, Prezes Zarządu Banku Spółdzielczego Duszniki. Zapoznaliśmy się z ofertą poszczególnych dostawców IT i systemem, który najbardziej odpowiadał na nasze potrzeby był Comarch DMS. Po kolejnych analizach zauważyliśmy, że najbardziej optymalnym rozwiązaniem zarówno pod kątem informatyzacji banku, jak i kosztów z tym związanych będzie kompleksowa rozbudowa środowiska IT. Dlatego zdecydowaliśmy się również na wdrożenie wielomodułowego systemu Comarch ERP XL do obsługi obszarów księgowości, kadr i płac oraz środków trwałych, co pozwoliło zastąpić szereg innych używanych wcześniej programów.
Prace wdrożeniowe ruszyły w miesiącach, kiedy zaczęły obowiązywać obostrzenia sanitarne związane z pandemią COVID-19 oraz wprowadzany był lockdown w kolejnych branżach gospodarki, więc było to dla nas duże wyzwanie. Decyzje, które wtedy podjęliśmy były trudne, ale czas pokazał, że konieczne i bardzo trafione, ponieważ teraz dysponujemy kompleksowym środowiskiem informatycznym i doskonale odnajdujemy się w nowych warunkach pracy oraz kontaktach z klientami – dodaje Arkadiusz Kulig, Wiceprezes Zarządu BS Duszniki.
Dużo się zmieniło
Głównym obszarem, który uporządkował system Comarch DMS były „teczki kredytowe”, a więc szereg dokumentów, które są niezbędne do przeprocesowania i podpisania umowy. Po podpisaniu umowy tradycyjne teczki kredytowe są archiwizowane, jednak bardzo często zachodzi potrzeba ponownego do nich sięgnięcia w celu odczytu, wykonania kopii lub uzupełnienia dokumentów i zaświadczeń. W przypadku tradycyjnych teczek papierowych pracownik banku musiał wtedy udać się do archiwum, pobrać teczkę zgodnie z procedurami bankowymi, wykonać kopię dokumentów, a następnie zwrócić teczkę do archiwum. Proces ten angażował innych pracowników – pracownik archiwum wyszukiwał teczkę, a następnie – po jej zwrocie – umieszczał ją ponownie we właściwym miejscu w archiwum. W elektronicznym repozytorium dostęp do wszystkich dokumentów kredytowych jest możliwy w czasie rzeczywistym dla pracowników różnych komórek zgodnie z nadanymi uprawnieniami. Dodatkowo elektroniczne repozytorium daje możliwość łatwego i szybkiego wyszukiwania teczek kredytowych i/lub poszczególnych dokumentów. Bank wcześniej dysponował już elektronicznym repozytorium dokumentów, jednak system ten miał ograniczone możliwości wyszukiwania dokumentów i nie dawał możliwości budowania procesów elektronicznych obiegów dokumentów.
Ponadto planując wdrożenie systemu Comarch DMS postawiliśmy sobie za cel także usprawnienie tego obszaru i przemodelowanie procesu zbierania dokumentów. Utworzyliśmy obieg o nazwie „teczka kredytowa”. Każda z nich ma indywidualny numer i zawiera dokumenty i zaświadczenia niezbędne przy składaniu wniosku kredytowego. Dokumenty raz wprowadzone do systemu, mogą być wykorzystywane przy kolejnych umowach – opisuje Arkadiusz Kulig.
Teraz pracownik przy uruchamianiu procesu kredytowego i zakładaniu „teczki kredytowej” ma możliwość sprawdzenia w systemie, czy dany klient korzysta już z usług banku i zweryfikowania, czy wszystkie wymagane dokumenty są zgodne z wymogami. Jeśli są aktualne, może je wykorzystać przy procesowaniu wniosku i wpiąć do nowej „teczki kredytowej”.
Dodatkowo wdrożenie Comarch DMS ograniczyło nam liczbę wydruków. Pracownicy mają dostęp do elektronicznych teczek niezależnie od miejsca przechowywania ich papierowej wersji oraz możliwość pracy zdalnej na dokumentach – podkreśla Michał Słabicki, Kierownik Zespołu Informatyki. Aktualnie system utrzymuje kilka tysięcy „teczek kredytowych”, czyli ponad 300 tysięcy aktywnych dokumentów – dodaje.
Comarch DMS weryfikuje również dokumenty w przypadku zamykania konkretnej umowy kredytowej. Sprawdza, czy są one wykorzystane przy innym produkcie. Jeśli nie, automatycznie przesyłane są one do archiwum. Eliminuje to problem dokumentów nieprzypisanych do żadnej sprawy.
E-Faktury
W ramach wdrożenia programu Comarch DMS został utworzony także obieg faktur. Do banku trafiają one w formie papierowej, jak i elektronicznej - drogą mailową. Faktury papierowe są skanowane i przesyłane do systemu Comarch OCR, który wykorzystując technologię optycznego rozpoznawania znaków wprowadza je do obiegu dokumentów. Do tego samego systemu trafiają też maile bezpośrednio z programu pocztowego dzięki wbudowanej w Comarch DMS funkcji pozwalającej na połączenie tych systemów.
W kolejnym etapie do dokumentu są przypisywane kategorie finansowe oraz centra, w których koszt powstaje. Następnie faktura przekazywana jest do osoby, która ją opisuje i dalej do osób akceptujących koszty (występuje kilka poziomów akceptacji), by na koniec wrócić do działu księgowości, gdzie tzw. jednym kliknięciem faktura jest księgowana.
Uruchomienie elektronicznego obiegu faktur znacznie usprawniło procesowanie dokumentów, poprawiło terminowość płatności oraz ograniczyło liczbę papierowej korespondencji. W tej chwili nawet 95 procent kontrahentów przesyła nam faktury elektronicznie ¬– mówi Anna Nawrot, Kierownik Zespołu Finansowo - Księgowego. Dodatkowo mamy czytelny podgląd kosztów generowanych przez poszczególne oddziały banku czy też opłat za usługi, z których korzystamy. Jesteśmy w stanie wykryć, gdzie są one za wysokie i dzięki temu podjąć właściwe działania.
Dodatkowe możliwości wykorzystania Comarch DMS: elektroniczne teczki z umowami
Dusznicki Bank, jak każda firma, podpisuje umowy z dostawcami usług czy też produktów. Repozytorium umów zostało również przeniesione do systemu Comarch DMS, gdzie utworzono dwa obiegi: jeden dla umów a drugi dla aneksów z opcją ich łączenia.
System daje możliwość sprawdzenia, czy dana umowa była uzupełniana o aneksy oraz sprawdzenia ich treści. Jeżeli dokument był podpisany wiele lat temu i pojawi się konieczność sporządzenia nowego dokumentu - aneksu, to nowsza jego wersja zostanie zamieszczona w tym samym katalogu, aby zachować ciągłość historii danego kontraktu. To jest bardzo duże uproszczenie dla działów administracyjnych, które później zarządzają takimi dokumentami – zaznacza Michał Słabicki.
Wdrożone i uruchomione funkcjonalności sprawdzają się, co często podkreślają pracownicy banku. Dlatego planujemy rozbudowę elektronicznego obiegu dokumentów i testujemy kolejne obszary digitalizacji, które powinny usprawnić komunikację między placówkami oraz przyspieszyć weryfikację wniosków kredytowych, a docelowo podnieść konkurencyjność banku – podsumowuje Anna Krawczyk, Prezes Zarządu Banku Spółdzielczego Duszniki.
Źródło: www.comach.pl
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
