Dlaczego systemy kontrolingowe są potrzebne współczesnym firmom?

 

Historia księgowości biznesowej sięga końca XIV wieku, gdy to inwestorzy z Wenecji wykorzystywali podwójny zapis księgowy, ewidencję przychodów i bilanse do rejestrowania przebiegu wypraw handlowych do Azji. Aktualnie firmy przetwarzają ogromne ilości danych finansowych, aby móc na ich podstawie planować, budżetować czy przewidywać różne scenariusze rynkowe. Często jednak nie wykorzystują one nawet ułamka potencjału płynącego ze zgromadzonych informacji – według Gartnera, tylko 3 proc. firm ma w pełni zintegrowane procesy planowania strategicznego, operacyjnego i finansowego.

W warunkach dynamicznie zmieniającego się otoczenia rynkowego coraz dobitniej widać, że podstawowe procedury księgowe już nie wystarczą. Niezbędne staje się prowadzenie bieżącej analityki, która ułatwia przewidywanie różnych, nawet najmniej prawdopodobnych scenariuszy. Mając pod kontrolą wszystkie budżety i procesy, można utrzymać stabilność w biznesie nawet w niespodziewanych okolicznościach. Jednak, aby to było możliwe, konieczne jest sięgnięcie po narzędzia klasy CPM takie jak np. IBM Planning Analytics, dzięki którym w czasie rzeczywistym można mieć wgląd w aktualne wyniki, budżety oraz plany finansowe.

Już w trakcie pandemii było widać, jak istotny jest dostęp do bieżących informacji. Prawie połowa dyrektorów finansowych stwierdziła, że w tym okresie jednym z największych wyzwań w ich biznesie było szybkie podejmowanie świadomych decyzji, opartych o precyzyjne i bieżące dan, jak wynika z badania przeprowadzonego przez Workday[2]. Wydarzenia ostatnich miesięcy potwierdzają, że jedynym stałym elementem otoczenia rynkowego jest zmiana – a w dobie cyfryzacji jest ona szybsza niż kiedykolwiek. Co za tym idzie, bieżące analizowanie i kontrolowanie przepływów kapitałowych oraz strategiczne planowanie finansowe to trzon dobrego biznesu, przekładający się m.in. na lepsze zarządzanie wydajnością i ryzykiem, przewidywanie oraz tworzenie modeli finansowych na różnorodne scenariusze.

Wiele operacji, niewiele strategii

W świecie idealnym zespoły finansowe powinny stale czuwać nad przepływami kapitałowymi i sygnalizować ewentualne wyzwania – to w końcu od stanu budżetów zależy stabilność działania całej organizacji i kierunek rozwoju biznesu. W rzeczywistości jednak specjaliści ds. finansów poświęcają zbyt wiele czasu na zadania, które są czasochłonne, ale powtarzalne. Należą do nich np. uzgadnianie sald czy rozliczenia. W efekcie, zamiast analizować bieżące dane i przygotowywać aktualne rekomendacje, często tracą czas na wypełnianie formularzy, ręczne przetwarzanie danych oraz ich sortowanie. W takim układzie, mimo regularnie sporządzanych sprawozdań finansowych, często dopiero na koniec kwartału lub roku można zaobserwować niepokojące zjawiska. Czasami to już za późno na podjęcie odpowiednich działań.

W zapobieganiu takich sytuacji bardzo pomocne są m.in. systemy controllingowe, czyli rozwiązania Corporate Performance Management. Jednym z tego typu rozwiązań dostępnych na rynku polskim jest np. IBM Planning Analytics. Jego wybrane funkcje obejmują integrację wyników finansowych z różnych obszarów biznesu w jednym miejscu, dynamiczne planowanie oraz modelowanie informacji, generowanie raportów i wizualizacji czy wspieranie przewidywań i wielowariantowych analiz typu „co-jeśli” z uwzględnieniem określonych celów biznesowych. Dzięki automatyzacji powtarzalnych i złożonych procesów biznesowych z wsparciem sztucznej inteligencji, narzędzie to umożliwia specjalistom ds. finansów skupienie się na tym, co ma znaczenie – na procesowaniu danych. Zaawansowanie IBM Planning Analytics nie tylko ułatwia zbieranie danych z całej firmy, ale również ich przetwarzanie, analizę i przygotowywanie rekomendacji, a w efekcie – wspiera tworzenie długofalowej strategii biznesowej oraz szybkie reagowanie na zmienne warunki rynkowe i niespodziewane wydarzenia.

Czy narzędzia CPM sprawdzą się w ściśle regulowanych branżach?

Systemy controllingowe takie jak IBM Planning Analytics doskonale sprawdzają się w dużych organizacjach o kompleksowej strukturze – wszędzie tam, gdzie firmy mają do dyspozycji ogromne ilości danych, na podstawie których powinny podejmować sprawne decyzje biznesowe.



Cyfryzacja wkracza do każdej branży prędzej czy później – jednak w ściśle regulowanych sektorach to ogromne wyzwanie. Nowe narzędzia z reguły oznaczają zmianę sposobu działania biznesu, co przekłada się na wielomilionowe koszty związane z tworzeniem nowych procedur zgodnych z obowiązującymi przepisami prawnymi. Z tego względu ogromną zaletą IBM Planning Analytics jest elastyczność aplikacji – można łatwo ją dostosować zarówno do metod zbierania danych, prowadzenia kalkulacji, sposobów planowania czy formatu raportowania.



Statystyki IBM Planning Analytics pokazują, że wsparcie oferowane przez narzędzia CPM jest efektywne – umożliwia ono tworzenie modeli przewidywania nawet o 50 proc. sprawniej, co oznacza przyśpieszenie tempa podejmowania decyzji nawet o 90 proc. w porównaniu do konkurencji biznesowej.

Od czego rozpocząć wdrożenie systemu kontrolingowego?

Specjaliści z firmy S&T, mającej doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań klasy CPM oraz wsparciu aplikacyjnym dla dużych organizacji oraz grup kapitałowych, każdą implementację rozpoczynają od analizy obecnych potrzeb firmy oraz obowiązujących w niej procedur. Następnym krokiem jest dostosowanie narzędzia do procesów oraz oczekiwań biznesowych. Dzięki temu można znacząco obniżyć nakłady związane z wdrożeniem systemu – zarówno pod kątem finansowym, jak i w kontekście czasu poświęconego na szkolenie personelu. Inwestycja w narzędzie CPM zwraca się szybko – korzyści są widoczne zarówno w krótkoterminowej perspektywie, jak i przy realizacji długofalowej strategii.

Przekonał się o tym m.in. bank wspierający zrównoważony rozwój systemu społeczno-gospodarczego kraju. Wdrożenie narzędzia IBM Planning Analytics umożliwiło uzyskanie dostępu do jednolitego systemu, w obrębie którego można przygotowywać i zarządzać planami dla wszystkich obszarów biznesowych, regionów, branż i projektów. Usprawnienie koordynacji pracy w złożonej strukturze banku pozwoliło na bieżące kontrolowanie wykonania założonego planu oraz sprawne reagowanie na wydarzenia rynkowe.

Korzyści płynące z implementacji IBM Planning Analytics