Analityka pozwala zwalczać korupcję i inne rodzaje nadużyć w procesach zamówień

 

Skala strat finansowych związanych z nieprawidłowościami w realizacji procesów zamówień i zakupów jest wyzwaniem dla większości firm, zwłaszcza dużych organizacji, które operują ogromnymi budżetami. Nie jest to problem jedynie sektora publicznego i dotyczy również innych branż, w tym sektora energetycznego czy paliwowego. Główną przyczyną problemów z utrzymaniem integralności procesu zamówień są nadużycia, do których należą między innymi:

Poza działalnością przestępczą, straty przynoszą również błędy pracowników związane m.in. z niską jakością danych umieszczanych w systemach wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem, niegospodarność czy brak procedur i standardów, które umożliwią bezpieczną realizację procesu zamówień. Rosnąca ilość danych i systemów firmowych, a także dynamiczny rozwój nowych sposobów i praktyk fraudowych powodują, że w zapobieganiu nadużyciom i ich wykrywaniu zasadniczą rolę odgrywa zaawansowana analityka.

Korupcja problemem Europy Wschodniej

Jednym z przykładów nadużyć w procesach zamówień jest korupcja. O skali problemów związanych z tym zjawiskiem świadczy fakt, że blisko 2/3 respondentów z Europy Wschodniej biorących udział w badaniu przeprowadzonym przez EY uważa, że korupcja stanowi poważny problem. Polska pod tym względem stanowi wyjątek (36 proc.), natomiast wśród przedstawicieli krajów ościennych panują mniej optymistyczne nastroje, 81 proc. wskazań na Słowacji czy 88 proc. na Ukrainie. Zamówienia i postępowania przetargowe są jednym z najbardziej narażonych na korupcję obszarów biznesowych. Złożoność i wieloetapowość tych procesów, a także zaangażowanie wielu podmiotów oraz ogromna liczba dokonywanych transakcji znacząco utrudniają wykrycie niepokojących sytuacji i podjęcie odpowiednich kroków. Właściwa polityka firmy, kontrole wewnętrzne czy odpowiednie procedury to niewystarczające narzędzia w walce z nadużyciami. Niezbędne jest wykorzystanie różnorodnych metod analitycznych, takich jak analiza powiązań, modele predykcyjne, wykrywanie anomalii czy text mining.

Detekcja nadużyć związanych z zamówieniami jest niezwykle trudna, ponieważ tego typu działania przybierają różne formy i często zaangażowanych jest w nie wiele osób. Część przestępstw nie zostaje nigdy zgłoszona ze względu na brak wystarczających dowodów. Identyfikacja podejrzanych i niepokojących zjawisk staje się jednak znacznie łatwiejsza, jeżeli powiążemy ze sobą dane z różnych źródeł zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych oraz wdrożymy scenariusze biznesowe wspierane przez zaawansowaną analitykę – mówi Marcin Nadolny, Head of Fraud & Security – South EMEA w SAS Polska.

Identyfikacja podejrzanych sytuacji dzięki analizie wpisów na Facebooku

Przeciwdziałanie nadużyciom w procesach zamówień opiera się na analizie reguł zachowań, przebiegającej w oparciu o zdefiniowane scenariusze biznesowe. Systemy analityczne są w stanie automatycznie wykryć dane odbiegające od określonej normy, np. w przypadku, gdy dana osoba decyzyjna wyjątkowo często wybiera danego dostawcę. Umożliwiają wyszukiwanie powiązań pomiędzy danymi statycznymi, takimi jak numer telefonu, adres czy numer konta bankowego, a cechami charakterystycznymi procesów transakcyjnych, włączając w to relacje między stronami zaangażowanymi w procesy zamówień i zakupów.

Wyzwaniem związanym z wykrywaniem nieprawidłowości w procesach zamówień jest potrzeba analizy ogromnych ilości nieustrukturyzowanych i rozproszonych danych. Informacje te pochodzą ze źródeł wewnętrznych i zewnętrznych, w tym stron internetowych dostawców czy mediów społecznościowych (włączając w to prywatne profile pracowników danej organizacji). Algorytmy analityczne umożliwiają zestawienie odpowiednich danych i na tej podstawie wyciąganie właściwych wniosków. Przykładowo, osoba decyzyjna wyjeżdża za granicę z przedstawicielem jednego z dostawców i umieszcza wpis na ten temat w mediach społecznościowych. Zestawienie tej informacji z faktem, że dana firma bierze udział w procesie przetargowym może oznaczać, że decyzja o wyborze dostawcy nie będzie w pełni obiektywna. SAS umożliwia zarządzanie alertami pochodzącymi z różnych systemów analitycznych i automatycznie przypisuje daną sprawę odpowiedniemu działowi. Powiadomienia o możliwości popełnienia nadużycia mogą być generowane w czasie rzeczywistym. Umożliwia to szybkie nadanie priorytetu i ocenę ryzyka związanego z nieprawidłowością.

SAS wspiera największego nabywcę na świecie

Zaawansowane rozwiązania analityczne SAS z zakresu Procurement Integrity, wspierające wykrywanie nadużyć w procesie zamówień są wykorzystywane m.in. przez rząd Stanów Zjednoczonych, największego nabywcę dóbr i usług na świecie. Jak wynika z danych administracji USA, jedynie w Departamencie Sprawiedliwości odnotowano ponad miliard dolarów straty w roku 2015. Dzięki narzędziom analitycznym SAS, rząd jest w stanie uniknąć miliardowych strat spowodowanych przez działalność grup, w których skład wchodzą dostawcy i przedstawiciele administracji rządowej. Duplikowanie, podrabianie dokumentów księgowych czy dokonywanie opłat za usługi, które nigdy nie zostały zrealizowane to najczęstsze przykłady przestępstw finansowych.

Czerpiąc z doświadczeń i dobrych praktyk, 14 marca w Warszawie, SAS Polska organizuje spotkanie Procurement Integrity Executive Summit. Uczestnicy wydarzenia będą mogli dowiedzieć się jak zapobiegać marnotrawstwu środków i nadużyciom w procesie zamówień, dzięki wykorzystaniu zaawansowanej analityki biznesowej.

Źródło: SAS Institute