Gospodarka magazynowa i środki trwałe z MS Dynamix

Celem projektu była unifikacja procedur zarządzania środkami trwałymi oraz centralizacja wsparcia informatycznego dla tego obszaru. Ostatecznym efektem miał być natychmiastowy dostęp do informacji o środkach trwałych i zakupach magazynowych w skali kraju. Celem dodatkowym było obniżenie kosztów zakupu, obsługi środków trwałych i wyposażenia dzięki komasowaniu zamówień i wykorzystaniu w negocjacjach efektu skali. Na podstawę rozwiązania wybrano system Microsoft® Dynamics AX, zaś jego wykonawcą została firma Columbus Polska Sp. z o.o. z Warszawy. Mimo dążenia do minimalizacji zmian standardowej wersji systemu, projekt okazał się bardzo trudny. Kluczowym wyzwaniem była ogromna liczba środków trwałych, o których informacja przechowywana była w różnych systemach. Dodatkowo, w każdym z regionów, ze względów historycznych, obowiązywały różne definicje i metody zarządzania środkami trwałymi. W rezultacie wdrożenia dotychczasowa duża różnorodność została istotnie zniwelowana, co jednak wymagało wielkiego wysiłku od zespołu projektowego. W szczególności, konieczne było ujednolicenie wielu różnych konstrukcji profili księgowania do „jedynie” kilkunastu. Ze względu na pojawienie się wyzwań, których wcześniej nie dało się przewidzieć, pierwotny zakres projektu został ograniczony. Aby uruchomić system w terminie, część prac przesunięto na przyszłość. Dzięki temu Bank osiągnął cel podstawowy: gromadzi dane centralnie i ma do nich dostęp w dowolnym momencie, co pozwala na efektywne zarządzanie majątkiem rozlokowanym na terenie całego kraju. Na optymalizacje przyjdzie jeszcze czas.

Informacje o firmie

Grupa BRE Bank SA to jedna z największych grup kapitałowych na polskim rynku usług finansowych. Działalność grupy opiera się na obsłudze wielu rynków przez spółki zależne. Dzięki specjalizacji, każda ze spółek ma niezależną od pozostałych spółek strategię konkurencyjną, która opiera się na unikalnych kompetencjach, a Grupa jako całość jest w stanie zaoferować swoim Klientom kompleksowe usługi. Grupa BRE Bank SA działa m.in. na rynku bankowości korporacyjnej, inwestycyjnej, detalicznej, a także na rynku zarządzania aktywami. Część spółek zostało założonych przez BRE Bank SA, część zaś weszła do Grupy w drodze nabycia przez Bank istotnych udziałów w spółkach już istniejących. Ponieważ proces tworzenia się Grupy BRE Bank SA był rozłożony w czasie, spółki zachowały swoje procedury i rozwiązania zarządzania środkami trwałymi, inwestycjami rzeczowymi i zakupami wyposażenia. W ciągu kilku ostatnich lat szybki wzrost Grupy doprowadził do zwiększenia liczby pracowników, a co za tym idzie, powierzchni biurowych, ruchomych środków trwałych i elementów wyposażenia. Pod koniec 2005 r. BRE Bank SA pojął decyzję, aby scentralizować ten obszar działalności, licząc na poprawę przejrzystości zarządzania majątkiem trwałym, jak też na obniżenie kosztów nabywania i utrzymania składników tego majątku.

Wśród głównych celów szczegółowych projektu znalazły się:

Przygotowanie studium założeń merytorycznych i rozwiązania technicznego powierzono firmie Columbus Polska Sp. z o.o. z Warszawy.

Wyzwanie

Założenie o wykorzystaniu przede wszystkim gotowej funkcjonalności miało na celu nakreślenie realistycznych granic oczekiwań użytkowników, a w konsekwencji także nadanie projektowi realistycznych ram czasowych i kosztowych

Adam Fruba Koordynator projektu Departament Rozwoju Technologii Informatycznych BRE Bank SA

W ramach projektu pracownicy departamentów: rachunkowości, logistyki i bezpieczeństwa i infrastruktury informatycznej BRE Bank SA wspólnie z konsultantami firmy Columbus IT Group opracowali szczegółowe założenia biznesowe i skojarzyli je z istniejącą funkcjonalnością systemu Microsoft Dynamics AX.

„Założenie o wykorzystaniu przede wszystkim gotowej funkcjonalności miało na celu nakreślenie realistycznych granic oczekiwań użytkowników, a w konsekwencji także nadanie projektowi realistycznych ram czasowych i kosztowych” – mówi Adam Fruba, koordynator projektu ze strony Departamentu Rozwoju Technologii Informatycznych BRE Bank SA.

W trakcie analizy okazało się, że istotne wyzwanie dla projektu stanowić będzie duża różnorodność zasad rejestracji środków trwałych w poszczególnych regionach.

„Każdy z regionów miał inne rozwiązanie do rejestracji środków trwałych oraz własne podejście do ich rozliczania i księgowania. Problematyczna była nie tyle liczba koniecznych modyfikacji, co uzgodnienie spójnych zasad konfiguracji profili księgowania. W związku z tym nadzieje na zmieszczenie się projektu w założonym czasie i budżecie nie wyglądały zbyt optymistycznie” – mówi Wojciech Karwowski, kierownik projektu z ramienia Columbus Polska.

Dodatkowym czynnikiem komplikującym okazała się łączna liczba środków trwałych zarejestrowanych w systemach regionalnych. „Doliczyliśmy się 50 tysięcy środków trwałych. Było ich znacznie więcej, niż spodziewaliśmy się znaleźć w instytucji finansowej” – mówi Wojciech Karwowski.

Na tym nie koniec. Okazało się bowiem, że ekstrakcja i ujednolicenie istniejących danych na temat środków trwałych będzie bardzo trudne. Podczas analizy stało się jasne, że w części przypadków trzeba będzie stworzyć narzędzia do konwersji danych.

Po ustaleniu rzeczywistego poziomu trudności projektu oraz jego wyceny, komitet sterujący doszedł do wniosku, że zakres projektu musi zostać ograniczony.

„Ustaliliśmy, że ograniczymy się jedynie do ujednolicenia definicji procesów księgowania i ich implementacji w oprogramowaniu Microsoft Dynamics AX, oraz kilku podstawowych raportów. To było konieczne – nie chcieliśmy doprowadzić do sytuacji, w której jeden projekt trwałby bardzo długo. Wybraliśmy podział całego przedsięwzięcia na prostsze etapy o jasno zdefiniowanych celach i zakresie” – wyjaśnia Józef Beźnicki, Dyrektor Departamentu Rozwoju Technologii Informatycznych w BRE Bank SA.

Posunięcie okazało się słuszne, ponieważ nawet po ograniczeniu zakresu, projekt trwał trzy miesiące dłużej, niż zakładano. Mapowanie procesów odbyło się na czas, jednak migracja danych rzeczywiście zajęła dużo czasu – oprócz trudności technicznych wymagała szerokich konsultacji i pracy wielu osób w weekendy. „To przedsięwzięcie mogło trwać znacznie dłużej i tylko dlatego, że determinacja pracowników banku była bardzo duża, termin przesunął się jedynie trzy miesiące w stosunku do pierwotnych założeń” – podkreśla Iwona Piwowaron, kierownik biznesowy projektu ze strony BRE Bank S.A.

Przedsięwzięcie udało się zrealizować z sukcesem m.in. także dzięki zastosowanej przez Columbus Polska metodyce pracy w projekcie.

„Po obu stronach do komunikacji wyznaczono jedną osobę. Po stronie klienta właściwa osoba zbierała wymagania i scalała je, zaś po stronie dostawcy jedna osoba je odbierała i prezentowała konsultantom oraz wykonawcom części technicznej. W przypadku projektu o tak urozmaiconych oczekiwaniach i tak dużej liczbie zaangażowanych osób, podejście to pozwoliło znacznie ograniczyć czas konsultacji” – mówi Ireneusz Jabłoński, Dyrektor Banku ds. Nadzoru Właścicielskiego i Strategii Grupy w BRE Bank SA, który był przedstawicielem biznesowego sponsora projektu w komitecie sterującym projektu.

Rozwiązanie

W ramach projektu pracownicy departamentów: rachunkowości, logistyki i bezpieczeństwa i infrastruktury informatycznej BRE Bank SA wspólnie z konsultantami firmy Columbus IT Group opracowali szczegółowe założenia biznesowe i skojarzyli je z istniejącą funkcjonalnością systemu Microsoft Dynamics AX.

„Założenie o wykorzystaniu przede wszystkim gotowej funkcjonalności miało na celu nakreślenie realistycznych granic oczekiwań użytkowników, a w konsekwencji także nadanie projektowi realistycznych ram czasowych i kosztowych” – mówi Adam Fruba, koordynator projektu ze strony Departamentu Rozwoju Technologii Informatycznych BRE Bank SA.

W trakcie analizy okazało się, że istotne wyzwanie dla projektu stanowić będzie duża różnorodność zasad rejestracji środków trwałych w poszczególnych regionach.

„Każdy z regionów miał inne rozwiązanie do rejestracji środków trwałych oraz własne podejście do ich rozliczania i księgowania. Problematyczna była nie tyle liczba koniecznych modyfikacji, co uzgodnienie spójnych zasad konfiguracji profili księgowania. W związku z tym nadzieje na zmieszczenie się projektu w założonym czasie i budżecie nie wyglądały zbyt optymistycznie” – mówi Wojciech Karwowski, kierownik projektu z ramienia Columbus Polska.

Dodatkowym czynnikiem komplikującym okazała się łączna liczba środków trwałych zarejestrowanych w systemach regionalnych. „Doliczyliśmy się 50 tysięcy środków trwałych. Było ich znacznie więcej, niż spodziewaliśmy się znaleźć w instytucji finansowej” – mówi Wojciech Karwowski.

Na tym nie koniec. Okazało się bowiem, że ekstrakcja i ujednolicenie istniejących danych na temat środków trwałych będzie bardzo trudne. Podczas analizy stało się jasne, że w części przypadków trzeba będzie stworzyć narzędzia do konwersji danych.

Po ustaleniu rzeczywistego poziomu trudności projektu oraz jego wyceny, komitet sterujący doszedł do wniosku, że zakres projektu musi zostać ograniczony.

„Ustaliliśmy, że ograniczymy się jedynie do ujednolicenia definicji procesów księgowania i ich implementacji w oprogramowaniu Microsoft Dynamics AX, oraz kilku podstawowych raportów. To było konieczne – nie chcieliśmy doprowadzić do sytuacji, w której jeden projekt trwałby bardzo długo. Wybraliśmy podział całego przedsięwzięcia na prostsze etapy o jasno zdefiniowanych celach i zakresie” – wyjaśnia Józef Beźnicki, Dyrektor Departamentu Rozwoju Technologii Informatycznych w BRE Bank SA.

Posunięcie okazało się słuszne, ponieważ nawet po ograniczeniu zakresu, projekt trwał trzy miesiące dłużej, niż zakładano. Mapowanie procesów odbyło się na czas, jednak migracja danych rzeczywiście zajęła dużo czasu – oprócz trudności technicznych wymagała szerokich konsultacji i pracy wielu osób w weekendy. „To przedsięwzięcie mogło trwać znacznie dłużej i tylko dlatego, że determinacja pracowników banku była bardzo duża, termin przesunął się jedynie trzy miesiące w stosunku do pierwotnych założeń” – podkreśla Iwona Piwowaron, kierownik biznesowy projektu ze strony BRE Bank S.A.

Przedsięwzięcie udało się zrealizować z sukcesem m.in. także dzięki zastosowanej przez Columbus Polska metodyce pracy w projekcie.

„Po obu stronach do komunikacji wyznaczono jedną osobę. Po stronie klienta właściwa osoba zbierała wymagania i scalała je, zaś po stronie dostawcy jedna osoba je odbierała i prezentowała konsultantom oraz wykonawcom części technicznej. W przypadku projektu o tak urozmaiconych oczekiwaniach i tak dużej liczbie zaangażowanych osób, podejście to pozwoliło znacznie ograniczyć czas konsultacji” – mówi Ireneusz Jabłoński, Dyrektor Banku ds. Nadzoru Właścicielskiego i Strategii Grupy w BRE Bank SA, który był przedstawicielem biznesowego sponsora projektu w komitecie sterującym projektu.

Korzyści biznesowe

Główną korzyścią i jednym z podstawowych założeń opisywanego wdrożenia stało się wprowadzenie jednego, centralnego źródła danych i informacji handlowych. Wygodnego, łatwo dostępnego i ściśle dostosowanego do specyficznych potrzeb firmy. Wszystkie ważne dla Gazometu informacje i dokumenty są gromadzone w systemie opierającym swoje działanie na oprogramowaniu Microsoft Dynamics CRM.

BRE Bank SA poradził sobie z naprawdę trudnym projektem przede wszystkim ze względu na zdobyte przez lata i utrwalone w procedurach konserwatywne podejście do realizacji projektów IT. Pod tym względem BREBank SA stanowi chlubny wyjątek na tle ogółu dużych polskich firm.

„Mamy za sobą pierwszy, najtrudniejszy etap prac. Teraz możemy spokojnie przejść do analizy oraz zbierać wnioski i pomysły na optymalizacje. Iteracyjne podejście do wdrożeń ma u nas długie tradycje i w większości przypadków okazywało się ostatecznie lepsze, niż megaprzedsięwzięcia” – mówi Józef Beźnicki.

Prace nad rozszerzeniem istniejącego rozwiązania już się rozpoczęły. Ich wykonawcą jest również Columbus Polska.

Źródło: www.microsoft.com