Jaka cecha łączy zarówno recepcję, jak i kluczowy w firmie wytwórczej dział produkcji, czy też pojedynczego pracownika magazynu, panią księgową, specjalistę kontroli jakości, a nawet sekcję porządkową? Odpowiedź jest prosta: wszyscy oni zgłaszają potrzeby i związane z nimi zamówienia. Oczywiście pomiędzy zapotrzebowaniem na każdym ze stanowisk istnieje wiele różnic - jedne dotyczą drobnych artykułów biurowych inne niezbędnych do produkcji wyrobu gotowego komponentów. Zasadniczą różnicą jest więc koszt poszczególnych zapotrzebowań (zamówień).
W zależności od przyjętych procedur przed przystąpieniem do realizacji zamówień konieczne jest ich zatwierdzenie na różnych szczeblach struktury organizacyjnej. Zasadą jest, że im koszty związane z zamówieniem są wyższe, tym głębiej w strukturę organizacyjną wnika konieczność jego akceptacji. Najczęściej osobami akceptującymi są dział zakupów, przełożony działu, z którego generowana jest potrzeba, kontroler kosztów, dyrektor. Niestety czas zgłaszania zapotrzebowania i jego akceptacji zazwyczaj się wydłuża. Przekazany do wyższego szczebla dokument zapotrzebowania może się „zawieruszyć” wśród innych dokumentów, zanim zostanie zatwierdzony. Decydent przetrzyma go omyłkowo w szufladzie, itp. Natomiast osoba oczekująca akceptacji niecierpliwi się z powodu braku narzędzia do wykonania zadania. Takie sytuacje nierzadko występują w każdej organizacji.
TOT.NET proponuje niezastąpione oprogramowanie, dzięki któremu przedsiębiorstwo pozbędzie się problemów związanych z generowaniem i obiegiem zamówień.
TOT.NET proponuje niezastąpione oprogramowanie, dzięki któremu przedsiębiorstwo pozbędzie się problemów związanych z generowaniem i obiegiem zamówień.
Case study wdrożenia ORDINO - obieg zamówień.
Firma produkcyjna zatrudnia około 150 osób działach: produkcyjnym, magazynowym, administracyjnym i księgowości. Każdego dnia generują one nawet po kilkadziesiąt zamówień wewnętrznych i zewnętrznych. Ze względu na problemy z ich obsługą decydenci firmy postanowili wdrożyć system ORDINO. TOT.NET w pierwszej kolejności miał za zadanie zaimplementować ORDINO Obieg Zamówień, gdyż w tym obszarze ścieżka papierowych dokumentów sprawiała przedsiębiorstwu najwięcej kłopotów.
Od chwili uruchomienia systemu, każdy pracownik spółki zgłasza zapotrzebowanie na niezbędne na jego stanowisku pracy artykuły poprzez wygenerowanie elektronicznego zamówienia.
Wpisuje w formularzu ORDINO dane określające jego konkretne zapotrzebowanie, przede wszystkim umieszcza informację o osobie zamawiającej, co i w jakiej ilości zamawia, na konto którego działu zgłasza potrzebę, określa projekt, którego ona dotyczy oraz podstawowe warunki realizacji dostawy i płatności. Formularz udostępnia także kolumnę na wpisanie własnych komentarzy i uwag.
Od chwili uruchomienia systemu, każdy pracownik spółki zgłasza zapotrzebowanie na niezbędne na jego stanowisku pracy artykuły poprzez wygenerowanie elektronicznego zamówienia.
Wpisuje w formularzu ORDINO dane określające jego konkretne zapotrzebowanie, przede wszystkim umieszcza informację o osobie zamawiającej, co i w jakiej ilości zamawia, na konto którego działu zgłasza potrzebę, określa projekt, którego ona dotyczy oraz podstawowe warunki realizacji dostawy i płatności. Formularz udostępnia także kolumnę na wpisanie własnych komentarzy i uwag.
Poniżej przedstawiono wypełniony przykładowy formularz zgłoszenia zamówienia w systemie ORDINO. Wypełniają go wszyscy pracownicy chcący złożyć jakiekolwiek zamówienie, bez względu na pion szczebla organizacyjnego, na którym się znajdują.
W firmie w związku z wewnętrznym regulaminem, każdy pracownik ma przypisany, zależny od zajmowanego stanowiska i funkcji, próg wydatków, które może ponieść bez akceptacji innej osoby. Im wyższe stanowisko i funkcję pełni, tym wyższej wartości zamówienia może generować nie prosząc o ich akceptację przełożonego lub osoby odpowiedzialnej za kontrolę kosztów. Jeśli więc osoba generująca zapotrzebowanie ma ustalony niski próg wydatków, a jej zamówienie przekracza ten próg, to ORDINO automatycznie podpowiada, że wymagana jest akceptacja i przez kogo, w ścieżce obiegu. Obieg zamówień został zdefiniowany dla przedsiębiorstwa w momencie przygotowania projektu technicznego i kształtuje się następująco:
W firmie w związku z wewnętrznym regulaminem, każdy pracownik ma przypisany, zależny od zajmowanego stanowiska i funkcji, próg wydatków, które może ponieść bez akceptacji innej osoby. Im wyższe stanowisko i funkcję pełni, tym wyższej wartości zamówienia może generować nie prosząc o ich akceptację przełożonego lub osoby odpowiedzialnej za kontrolę kosztów. Jeśli więc osoba generująca zapotrzebowanie ma ustalony niski próg wydatków, a jej zamówienie przekracza ten próg, to ORDINO automatycznie podpowiada, że wymagana jest akceptacja i przez kogo, w ścieżce obiegu. Obieg zamówień został zdefiniowany dla przedsiębiorstwa w momencie przygotowania projektu technicznego i kształtuje się następująco:
Struktura obiegu zamówienia jest dostosowana w każdym projekcie do indywidualnego toku procesu obiegu w danym przedsiębiorstwie.
Jeżeli budżet zamówienia przekracza próg wydatków generującego je pracownika, wówczas wysyłane jest do akceptacji osoby, która jest zdefiniowana w ścieżce obiegu ORDINO i ma przypisany wyższy próg wydatków – w przypadku opisanego przykładu do kierownika działu. Składający zamówienie nie może go jeszcze zrealizować, a formularz znajduje się w grupie oczekujących na odpowiedź o akceptacji lub odrzuceniu.
Kierownik działu na ekranie swojego komputera widzi zamówienie wygenerowane przez pracownika. Jednak budżet oczekującego na akceptację zapotrzebowania jest na tyle wysoki, że przekracza próg wydatków ustalony dla jego stanowiska. Wobec tego wówczas poza kierownikiem działu zamówienie musi trafić do jeszcze wyższego w hierarchii struktury organizacyjnej szczebla – w tym przypadku do działu zakupów. Jeżeli kierownik uzna wydatek za bezzasadny, ma możliwość odrzucenia zamówienia zamiast przekazywać go dalej.
Załóżmy, że kierownik nie odrzucił zamówienia i przekazał go do akceptacji kolejnej osobie w ścieżce obiegu - jest nią specjalista ds. zakupów. Osoba ta ma wyższy od kierownika działu próg wydatków. Do niej trafiają nie odrzucone przez kierownika działu zamówienia. Specjalista ds. zakupów może zaakceptować bądź odrzucić zapotrzebowanie. W podanym przykładzie osoba ta odrzuca zamówienie. Wówczas do kierownika działu i pracownika wraca formularz z informacją o odrzuceniu zamówienia. Poniżej zobrazowano przykładowy ekran dla zamówienia odrzuconego przez osobę na stanowisku specjalisty ds. zakupów.
Ścieżka obiegu zamówień w tym przedsiębiorstwie jest tak zaprojektowana, że każde zamówienie, które ze względu na wysokość planowanych do jego realizacji wydatków, wymaga akceptacji najwyższego szczebla (dyrektora) w pierwszej kolejności trafia do działu zakupów. Zakupy decydują czy omawiane zamówienie przekazać do akceptacji dyrektora czy też odrzucić je nie przedstawiając dyrektorowi w ogóle.
Decyzja o akceptacji zamówienia przez dyrektora trafia w informacji zwrotnej do osób związanych z wygenerowanym zamówieniem.
Zgodnie z potrzebami firmy do formularza elektronicznego zamówienia poza jego standardowym opisem można dodać komentarze, załączniki, priorytety ważności. Istnieje możliwość elektronicznej konsultacji zapotrzebowania z innymi pracownikami firmy. Na każdym etapie można sprawdzić stan zapotrzebowania i jego akceptacji bądź braku zgody. System zbiera pełną historię pracy nad zamówieniem. W ostatnim etapie, po otrzymaniu akceptacji na realizację potrzeby, drukowana jest wersja zamówienia wg ustalonego formularza z logo firmy i odpowiednimi, wymaganymi adnotacjami. Podpisany dokument jest gotowy do przekazania dostawcy.
Decydenci zaznaczają, że odkąd w ich firmie zamówienia składa się dzięki ORDINO w postaci elektronicznej, proces ten przebiega dużo sprawniej, komunikacja między wszystkimi osobami odpowiedzialnymi za pracę nad danym zamówieniem jest uproszczona, oni sami mają pogląd na planowanie wszystkich wydatków w firmie.Przedstawiona ścieżka obiegu zamówień odwzorowuje przykładowy proces składania zamówień wewnętrznych i ich akceptacji. Możliwe jest wdrożenie również ORIDNO obieg faktur, w którym będą połączone zamówienia z fakturami przychodzącymi.
TOT.NET podchodzi do realizacji każdego projektu indywidualnie, dlatego każdy nasz Klient ma prawo sam ustalić szczegóły wyglądu ORDINO zgodnie z jego własnymi potrzebami. Również zważywszy na różnice i niepowtarzalność procesów związanych z obiegiem dokumentów nasza firma indywidualnie dostosowuje oprogramowanie do specyfiki ścieżki obiegu w każdym przedsiębiorstwie.
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Qguar WMS i Qguar DS w Müller Świece: jak zintegrować produkcję, magazyn i rampę w jeden sterowalny proces
Müller Świece zintegrował produkcję, magazyn i rampę w jeden, sterowalny proces dzięki wdrożeniu Qg… / Czytaj więcej
Teneum WMS w dystrybucji opakowań – 90% mniej reklamacji i szybsze wdrożenie pracowników
Wyzwania związane z efektywną obsługą wielokanałowej sprzedaży i rozwojem kanału e-Commerce spowodo… / Czytaj więcej
Intermal Opakowania zwiększa efektywność magazynu z systemem Teneum WMS
Firma Intermal Opakowania to czołowy dystrybutor opakowań jednorazowych, chemii gospodarczej i prof… / Czytaj więcej
Jak o połowę skrócić proces przygotowania wysyłki towaru do klienta?
Wdrożenie aplikacji Symfonia Mobilny Magazyn w spółce Highway Automotive to przykład na to, jak zaa… / Czytaj więcej
System Feniks WMS w Centrum Dystrybucyjnym Tadmar
Firma Tadmar to ogólnopolska sieć ponad 40-stu hurtowni działających w branży technik grzewczych, s… / Czytaj więcej
Wdrożenia systemu WMS w firmie D.M.T. sp. z o.o.
Współczesny rynek 3PL (eng. „Third Party Logistics”, tłum. Logistyka firm trzecich) charakteryzuje… / Czytaj więcej
