Obieg zleceń wg TOT.NET

Katgoria: WMS / Utworzono: 25 maj 2006

Umiejętne zarządzanie masą istotnych informacji i zadań, które każdego dnia otrzymują pracownicy, bezpośrednio wpływa na poprawę komunikacji wewnętrznej oraz usprawnienie szybkości i jakości realizowania prac. Zorganizowanie, sprawny przepływ danych, szybkość realizacji zadań to główne czynniki przekładające się nie tylko na wewnętrzny ład, ale również na zadowolenie współpracujących przedsiębiorstw. Poszczególne zadania pracowników w dużej mierze związane są ze zleceniami. Kiedy wpływa do przedsiębiorstwa nowe zlecenie za jego realizację odpowiedzialne są różne osoby. Są to często pracownicy wielu komórek organizacyjnych. Za sprawność realizacji zlecenia nie odpowiadają tylko sami ludzie. Bez odpowiednich narzędzi do pracy dobre chęci pracowników to połowa sukcesu.

Firma TOT.NET proponuje wsparcie procesów zarządzania zleceniami autorskim oprogramowaniem Ordino. Wielomodułowa aplikacja Ordino umożliwia poprawę obiegu różnych typów dokumentów, zadań, zleceń, reklamacji, obejmując dowolne obszary przedsiębiorstwa, które wymagają szczególnego wsparcia. Możliwość dowolnego kompletowania Ordino wg modułów funkcjonalnych pozwala na wybór i dopasowanie aplikacji do potrzeb, procesów i specyfiki przedsiębiorstwa.

Ordino – obieg zleceń

Obieg zleceń to jeden z modułów systemu Ordino. Można go niezależnie wdrożyć dostosowując do specyfiki przedsiębiorstwa. W pierwszym etapie konsultanci TOT.NET analizują wspólnie z klientem obszary, które wymagają usprawnienia i przygotowują Ordino zgodnie z realizowanymi funkcjami, procesami i specyfiką firmy.

Ordino wspiera cały proces realizacji zlecenia od jego rejestracji, przez przekazanie w formie elektronicznej sprawy do odpowiedzialnych osób w całym cyklu procesu aż do zakończenia i archiwizacji. Program umożliwia ewidencjonowanie zleceń, konsultowanie sprawy z innymi pracownikami, przesyłanie zlecenia dalej do innej osoby odpowiedzialnej (np. po zakończeniu pewnego etapu prac). Przesyłanie odbywa się zgodnie z ustalonym wcześniej schematem obiegu zlecenia w procesie jego realizacji.

Ordino umożliwia podniesienie efektywności pracy pracowników. Usprawnia przepływ informacji i dokumentów oraz znacznie poprawia komunikację pomiędzy stronami zlecenia. Ma na to wpływ między innymi możliwość włączenia do procesu przedstawicieli klienta. Mogą oni mieć różne prawa nadane przez administratora między innymi prawo od przeglądania zleceń nieodebranych, oglądania statusu, toku realizacji i inne. Osoby odpowiedzialne za realizację sprawy mogą w prosty sposób zarządzać zleceniami, które czekają na odbiór, zleceniami edytowanymi oraz przesyłanymi dalej. Zaawansowana wyszukiwarka pozwala na szybkie odnalezienie zlecenia wg zdefiniowanych kryteriów. Innym obszarem Ordino przyspieszającym pracę są różne mechanizmy kontrolne np. kontrola czasu obsługi sprawy przez pracowników poszczególnych grup. Dodatkowo zlecenie może być edytowane (nawet jednocześnie) przez wielu użytkowników. W Ordino można także automatycznie generować różnorodne raporty związane ze zleceniami. Każdy raport jest indywidualnie przygotowany wg potrzeb przedsiębiorstwa. Funkcje te sprawiają, że Ordino sprawdza się jako doskonałe narzędzie przyspieszające czas realizacji zleceń i podwyższające jakość przepływu informacji. Funkcje kontrolne i analityczne pozwalają na pełen monitoring i sprawniejsze zarządzanie zadaniami pracowników.

Ordino – obieg zleceń można wzbogacić o inne obszary np. o obieg reklamacji, dokumentów takich jak faktury, umowy, delegacje i inne

Poniższe studium przypadków wskazuje możliwości zastosowań i usprawnień obszaru zarządzania zleceniami za pomocą Ordino.

Studium Przypadku – Ordino wspiera zarządzanie zleceniami w firmie serwisującej pojazdy mechaniczne

Studium przypadku obrazuje zarządzanie zleceniami w firmie świadczącej usługi serwisowe pojazdów mechanicznych. Wygląd ekranów i obieg procesów Ordino jest przygotowany zgodnie ze specyfiką i potrzebami firmy serwisującej.

Schemat obiegu zleceń w firmie serwisującej wygląda następująco:

Pracownik obsługi klienta – rejestracja zgłoszenia awarii w Ordino

Opis obiegu:

W momencie nowego zlecenia pracownik obsługi klienta wprowadza nowe zlecenie do Ordino. Formularz główny wprowadzonego zlecenia wygląda następująco:

Pracownik obsługi klienta przypisuje odpowiedzialnego za naprawę pracownika serwisu. Do elektronicznego formularza może podpiąć zeskanowany dokument np. przyjęcia do naprawy i inne dokumenty generowane w ramach realizacji naprawy. W ramach wprowadzania nowego zlecenia można zdefiniować wymagany termin naprawy, ustawić priorytet sprawy i wpisać własne uwagi kierowane do pracownika serwisu. Po zatwierdzeniu nowej sprawy automatycznie jest ona dostępna w sprawach oczekujących pracownika serwisu. Pracownik ds. obsługi klienta w dowolnym momencie może otworzyć zlecenie (znajduje się ono w folderze 'utworzone'), sprawdzić jego stan i historię - dowiedzieć się kto i kiedy otrzymał sprawę do realizacji oraz jakie miał zadanie do wykonania. Może również sprawdzić kto aktualnie edytuje dokument i do kiedy powinien zakończyć swoją pracę.

W ramach realizacji zlecenia pracownik serwisu może wprowadzić do Ordino szereg istotnych informacji o zleceniu. Dla pracownika ds. obsługi klienta ważne są dane dotyczące czasu pracy, części zamiennych, materiałów eksploatacyjnych i innych istotnych elementów wpływających na wartość zlecenia. To pracownik ds. obsługi klienta wycenia wartość zlecenia po wpisaniu danych przez pracownika serwisu i logistyka. Ordino po wpisaniu informacji kosztowych automatycznie podlicza wartości. Istnieje również możliwość zaszycia informacji o cenach np. godzin pracy, cen poszczególnych części i.in. W takim przypadku czasochłonność wyceny zminimalizowana jest do minimum – Ordino wylicza wartość niemal bez ingerencji pracowników.

Widok ekranu wprowadzania nowej czynności np. diagnostyki komputerowej silnika przez pracownika serwisu:

W dowolnym momencie pracownik obsługujący zlecenie może oddelegować swoją pracę do innego pracownika (np. zastępcy). Po zakończeniu sprawy pracownik obsługi klienta może wysłać zlecenie do przedstawiciela klienta celem weryfikacji bądź akceptacji. Na dowolnym etapie wykonywania zlecenia można wygenerować jego papierową wersję. Odpowiednio uprawnieni użytkownicy mogą również generować raporty z zestawieniami kosztów i cen zleceń.

Poniższy zrzut obrazuje przykładowy najprostszy raport zlecenia, który można automatycznie wygenerować na podstawie danych wpisanych do Ordino.

Przedstawiony powyżej przykład ilustruje prosty obieg zlecenia. Proces ten często jest bardziej skomplikowany (może zawierać cykle, delegacje do innych pracowników, przypomnienia i inne mechanizmy kontrolne). Proces obiegu zlecenia zawsze dostosowany jest do specyfiki i potrzeb przedsiębiorstwa.

Istotne cechy Ordino - obieg zleceń:

Dowolnie modyfikowane ekrany i kompletowane funkcje oprogramowania sprawiają, że Ordino może być dedykowane wielu, bardzo różnym od siebie branżom działalności.
Pełna elastyczność związana z możliwością rozbudowy Ordino według indywidualnych potrzeb przedsiębiorstw.
Mechanizmy kontrolne pozwalają na dokładniejsze monitorowanie i kontrolę pracowników;
Mechanizmy analityczne umożliwiają automatyczne generowanie istotnych, nawet bardzo złożonych raportów – każdy raporty przygotowany jest wg specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa.
Na życzenie przedsiębiorstwa można włączyć do procesu realizacji zlecającego. Dzięki temu wybrani pracownicy klienta mogą uczestniczyć w realizacji zlecenia. Przedstawiciele klienta mogą np. utworzyć zlecenie, a następnie monitorować jego stan.
Ordino – obieg zleceń może być wykorzystywany nie tylko w relacjach klient-przedsiębiorstwo.
Również efektywnie można korzystać z Ordino w ramach zlecania prac swoim podwykonawcom.

Najnowsze wiadomości

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem

Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.

Czytaj całość

Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym

Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.

Czytaj całość

Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?

Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.

Czytaj całość

PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach

Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP

Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.

Czytaj całość

Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki

Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.

Czytaj całość

Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?

Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Czytaj całość