Przejdź do głównej treści

Jak stworzyć cyfrowe miejsce pracy?

Katgoria: ECM / Utworzono: 25 czerwiec 2020
Jak stworzyć cyfrowe miejsce pracy?
Choć stworzenie cyfrowego miejsca pracy nigdy nie jest ostatecznym celem digitalizacji, powinno zapewniać konkretne korzyści biznesowe. Nawet jeśli przez pojęcie „cyfrowego miejsca pracy“ nie wszyscy rozumieją to samo, najważniejsze jego przesłanki są identyczne w każdym przedsiębiorstwie. Jak zatem stworzyć „digital workspace” i jaką rolę ma w tym system ECM?


REKLAMA
ASSECO KSEF
 
Cyfrowe miejsce pracy powinno zapewniać scentralizowany dostęp do informacji, integrację ustalonych środków komunikacji, efektywną współpracę, bezpieczne zarządzanie dokumentami i przejrzyste procesy. Jego siłą napędową można zatem określić system ECM, który spełnia te wymagania biznesowe. Cyfrowe miejsce pracy eliminuje odseparowane od siebie źródła informacji (tzw. silosy) w przedsiębiorstwach i zwiększa możliwości współpracy z klientami i dostawcami. Zapewnia łączność pomiędzy wszystkimi pracownikami, promuje dzielenie się wiedzą i usprawnia procesy pracy.

Punktem wyjścia dla stworzenia cyfrowego miejsca pracy jest opracowanie strategii cyfryzacji. Co chcemy osiągnąć dzięki cyfrowemu miejscu pracy? Wyższą produktywność, lepszą współpracę, nowoczesne miejsce pracy dla pracowników? Strategia cyfryzacji musi uwzględniać kwestie, takie jak organizacja i styl pracy, kultura korporacyjna, zdolność pracowników do dostosowania się do cyfryzacji oraz łatwość używania oprogramowania. Pozostałe fundamentalne elementy tej strategii obejmują sprzęt, aplikacje biznesowe, zabezpieczenia i infrastrukturę cyfrową.

Które komponenty i funkcjonalności są ważne? Czy infrastrukturę można łatwo rozszerzać za pomocą interfejsów API i konektorów, aby dotrzymać kroku nowym technologiom i wymaganiom rynku? Wprowadzenie cyfrowego miejsca pracy w skali całego przedsiębiorstwa to doskonała okazja do skonsolidowania infrastruktury informatycznej. Liczbę narzędzi prawie zawsze można ograniczyć, a rozwiązania od różnych dostawców lepiej skoordynować. W ten sposób firmy nie tylko tworzą ujednoliconą platformę współpracy, lecz także ograniczają niepotrzebne koszty licencji i utrzymania.

ECM, czyli scentralizowane przechowywanie informacji

Często zasoby informacyjne przedsiębiorstw są rozproszone w różnych systemach i lokalizacjach, odizolowane od siebie i trudne do znalezienia. W równym stopniu dotyczy to danych z systemów biznesowych, takich jak ERP, CRM, HR i PDM, jak i wiadomości e-mail, dokumentów handlowych czy opisów produktów – innymi słowy ogromnej liczby nieustrukturyzowanych, czasami nawet papierowych dokumentów. Dzięki systemowi ECM te poszczególne elementy można ze sobą połączyć, by utworzyć spójną całość.

Rozwiązanie ECM do obsługi cyfrowego miejsca pracy łączy w sposób kontekstowy dokumenty, dane i procesy rozproszone w różnych systemach. Wychwytuje, zbiera, organizuje, archiwizuje, wyszukuje i dystrybuuje informacje niezależnie od ich lokalizacji. Po zainstalowaniu podstawowej aplikacji ECM ze standardowymi funkcjami można ją udostępnić dowolnemu działowi. Wystarczy ją dostosować do specyfiki i potrzeb danego działu.

W dzisiejszych realiach, klienci i pracownicy oczekują możliwości uzyskania informacji w dowolnym czasie i miejscu za pośrednictwem swoich urządzeń mobilnych. W systemie ECM to nie problem. Dzięki funkcjom takim jak np. Enterprise Search, możliwe jest centralne wyszukiwanie w skali całego przedsiębiorstwa, bez konieczności przełączania się między poszczególnymi repozytoriami – podkreśla Marcin Somla, Dyrektor SER Group w Polsce.


System ECM znajduje żądane informacje we wszystkich systemach i wyświetla wyniki wyszukiwania w formie przejrzystej, jednolitej i ustrukturyzowanej listy, niezależnie od tego, czy obejmuje ona dokumenty, dane, pliki elektroniczne, zadania czy procesy. Odpowiednie źródło jest rozpoznawane natychmiast, dzięki czemu użytkownicy mogą przejść bezpośrednio do niego. Dzięki temu można aktywnie korzystać ze wszystkich zasobów informacyjnych bez negatywnego wpływu na procesy biznesowe.

Automatyzacja procesów

Chcąc stworzyć prawdziwe cyfrowe miejsce pracy, powtarzalne procesy należy zautomatyzować w możliwie najszerszym zakresie. Informacje powinny być wymieniane między systemami niezależnie, a zlecenia pracy powinny być dokumentowane. Jednak w wielu przypadkach rzeczywistość wygląda inaczej. Zbyt duża liczba narzędzi i aplikacji uniemożliwia zapewnienie ciągłości procesów w skali całego przedsiębiorstwa. Firmy powinny wprowadzić cyfryzację w celu reorganizacji i automatyzacji procesów, aby nie musieć już ręcznie wyszukiwać, przenosić czy wysyłać informacji. To daje wielki potencjał optymalizacji. Cyfrowe przepływy pracy zamiast obiegowych folderów usprawniają przetwarzanie, zwiększają przepustowość i zapewniają przejrzystość procesów. Nie ma wtedy potrzeby zadawania dodatkowych pytań, takich jak: kto, kiedy i jak przetwarzał dany proces, jaka jest jego ostatnia wersja oraz gdzie on się znajduje.

Kompleksowe rozwiązanie ECM umożliwia standaryzację typowych procesów biznesowych, takich jak przetwarzanie wniosków w firmach ubezpieczeniowych, przetwarzanie kredytów w bankach oraz zarządzanie umowami. W przypadku przetwarzania otrzymanych faktur, dokumenty można wprowadzać automatycznie, przypisywać je do dostawców, sprawdzać i porównywać ze zleceniami zakupu.

Współpraca między działami firmy oraz udostępnianie odpowiednich danych i dokumentów konkretnym specjalistom we właściwym czasie zwiększają produktywność i zapewniają potencjał rozwoju. Dodatkową korzyścią są zmotywowani pracownicy, którzy nie muszą już denerwować się długim czasem oczekiwania czy brakującymi informacjami niezbędnymi do szybkiej obsługi klienta.

ECM to przyszłość

Współczesne przedsiębiorstwa są zintegrowane z otoczeniem biznesowym. Współpracują nie tylko z klientami i dostawcami, lecz także z partnerami w zakresie projektowania i rozwoju z całego świata. Rozwiązanie ECM powinno być w kontrolowany sposób otwarte na partnerów zewnętrznych, aby wszystkie zaangażowane strony miały dostęp do wspólnej, rzetelnej bazy informacji. W wirtualnych pokojach projektowych wszyscy mogą wspólnie organizować i przetwarzać dokumenty, zadania i procesy w kompleksowy i terminowy sposób. Wszystkie informacje są zawsze dostępne, aktualne i ściśle dopasowane do kontekstu, w którym potrzebuje ich zespół. Osoby odpowiedzialne kontrolują, którzy członkowie zespołu mogą otrzymać dostęp do chronionych pokojów wirtualnych oraz kto może, choćby tymczasowo, wyświetlać i edytować konkretne informacje.

Przedsiębiorstwa coraz chętniej korzystają z przełomowych technologii cyfrowych w celu szybszego opracowywania i wytwarzania produktów oraz budowania silnej pozycji rynkowej na przyszłość. Cyfrowe modele biznesowe potrzebują solidnej, zintegrowanej platformy przetwarzania danych, zautomatyzowanych procesów i bezpiecznych rozwiązań w celu interakcji z klientami, dostawcami i partnerami. System ECM zapewnia to wszystko w formie cyfrowego miejsca pracy udostępnianego w środowisku lokalnym, hybrydowym lub w chmurze – podsumowuje Marcin Somla z SER Group.

Źródło: www.sergroup.com/pl/

Najnowsze wiadomości

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
BPSCEuropejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
SymfoniaOd 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
accevoCyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
PSINowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.



Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
SENTEWspółczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
BPSC FORTERROZysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
TODIS ConsultingWdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
TODISWdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Przeczytaj Również

Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?

Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej

Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?

Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej

Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów

Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej

Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki

Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej