Firmy nie nadążają z przetwarzaniem informacji

 

 

Stale rosnąca ilość danych, z którymi firmy mają do czynienia na co dzień, sprawiła, że wiele z nich znalazło się w sytuacji, którą można określić mianem „chaosu informacyjnego”. Problem narasta od dłuższego czasu: już w 2018 roku 92 proc. przedsiębiorców przyznawało, że musi „coś” zmienić w swojej strategii zarządzania informacjami2. Pomimo znacznej poprawy pod tym względem w ostatnich latach, wiele firm nadal nie jest w stanie nadążyć za ilością nowych informacji, które wymagają przetworzenia. Narażają się tym samym na ryzyko związane z kwestiami prawnymi, a także na zagrożenie reputacyjne i finansowe, stawiając bezpieczeństwo swoich procesów biznesowych pod znakiem zapytania.

Główne wyzwania, przed którymi stoją dziś biznesy, to zarządzanie całym cyklem życia informacji oraz ustawiczna digitalizacja, automatyzacja i integracja procesów biznesowych3. Jedną z głównych przyczyn tego stanu rzeczy jest fakt, że w większości przypadków firmy mają do czynienia z treściami nieustrukturyzowanymi, tj. takimi, których nie da się prosto skategoryzować, np. w bazie danych lub arkuszu kalkulacyjnym. Obejmuje to także e-maile, dokumenty, faktury czy zdjęcia, którymi zarządzanie wymaga osobnego podejścia.

Przykładowo, przychodząca faktura nie może być obecnie po prostu umieszczona w „tradycyjnej” bazie danych. Najistotniejsze informacje z dokumentu – m.in. nazwa nadawcy, kwota należności czy termin płatności - muszą być zazwyczaj zeskanowane i zaimportowane do systemu. Nawet wtedy brakuje jednak powiązania pomiędzy fakturą, a innymi dokumentami dotyczącymi danego nadawcy – co oznacza, że w razie potrzeby pracownikom trudno jest sprawnie odnaleźć inne informacje na jego temat. W efekcie w przedsiębiorstwie, tworzą się informacyjne silosy, a dokumenty gubią się lub stają trudnodostępne. Wszystko to przekłada się na zakłócenie procesów wewnątrz firmy i przyczynia się do powstawania wspomnianego wcześniej chaosu informacyjnego.

Inteligentne podejście do treści nieustrukturyzowanych

Istnieją jednak nowoczesne sposoby na radzenie sobie z wielką ilością danych i treści. Większe firmy coraz częściej wykorzystują systemy ECM (Enterprise Content Management), które pomagają kompleksowo zarządzać przetwarzanymi informacjami. Systemy te są w stanie integrować się z głównymi aplikacjami, takimi jak ERP i CRM, aby stworzyć pełny, 360-stopniowy obraz dowolnego podmiotu (np. klienta, dostawcy czy pacjenta), czyli uzyskać sprawny dostęp do wszystkich informacji o jego relacji z daną firmą. Dzięki temu ECM buduje swoisty pomost pomiędzy różnymi aplikacjami biznesowymi, łącząc wszystkie informacje – a co za tym idzie umożliwia sprawniejsze i efektywniejsze podejmowanie decyzji, daje lepsze doświadczenia klienta (CX) oraz optymalny workflow.



Dostęp w firmie do wszystkich informacji z jednego źródła nie jest jednak celem samym w sobie. Systemy ECM pozwalają bowiem na tworzenie procesów opartych o treści, które umożliwiają dalsze przetwarzanie wymienionych informacji w większym niż dotychczas tempie. Dodatkowo, w zależności od potrzeb firmy, w systemie można tworzyć różnego rodzaju obiegi dokumentów. Dzięki temu każda osoba odpowiedzialna za określone zadanie jest automatycznie powiadamiana, a użytkownicy zyskują pełen wgląd w status procesów.



Stan zarządzania informacjami jest obecnie dla wielu firm przyczyną niepokoju. Aby lepiej przygotować się na przyszły zalew treści i skuteczniej zarządzać tymi już posiadanymi, przedsiębiorcy powinni gruntownie przemyśleć swoje podejście do problemu. To szczególnie ważne, gdyż jego rozwiązanie wymaga nie tylko wdrożenia nowych technologii i pełnej digitalizacji treści, ale także zasadniczej zmiany sposobu gromadzenia i przechowywania informacji oraz realizacji procesów biznesowych.

Źródło: www.sergroup.com/pl/