Spójne środowisko biznesowego rozwoju

Szybki rozwój, rosnące potrzeby

Kaaral jest to włoska firma kosmetyczna, działająca na rynku od ponad 40 lat. Swoje produkty – wysokiej klasy kosmetyki do włosów, kieruje do salonów fryzjerskich. Polski oddział spółki jest odpowiedzialny za sprzedaż i dystrybucję kosmetyków do salonów i zakładów fryzjerskich na terenie całej Polski. Dystrybucja towaru odbywa się dwukanałowo – poprzez regionalnych przedstawicieli handlowych oraz poprzez wyspecjalizowane usługi kurierskie. Firma za pomocą kuriera codziennie wysyła około 25 paczek, co daje miesięcznie ilość ponad 500 przesyłek. Do sprawnego obsłużenia tej ilości towaru, Kaaral potrzebował wyspecjalizowanego narzędzia, które przyśpieszy i uprości proces wysyłki oraz wyeliminuje błędy w adresowaniu paczek.

Firma już od czterech lat dynamicznie rozwija się na rynku polskim, co owocuje wysokimi obrotami. Spore ilości wysyłanych przesyłek spowodowały, że postanowiliśmy uporządkować nasz system dystrybucji towaru. W tym celu rozpoczęliśmy poszukiwanie firmy kurierskiej, która z jednej strony zapewni nam szybką i bezpieczną wysyłkę, a z drugiej dostarczy rozwiązanie, które zoptymalizuje i uprości cały proces – wyjaśnia Marek Wasilewski, Dyrektor Handlowy w Kaaral Polska.

Podstawowym środowiskiem informatycznym funkcjonującym w firmie Kaaral jest system magazynowo – sprzedażowy WF-Mag, firmy Asseco Wapro. Jednym z istotnych warunków postawionych przed dostawcą usług kurierskich było dostarczenie aplikacji wspomagającej zarządzanie przesyłkami, niewymagającej skomplikowanych prac wdrożeniowych i dobrze współpracującej z istniejącym na firmowych komputerach WF-Magiem. W pełni odpowiadające na te wymagania rozwiązanie zapewniła firma kurierska Siódemka.

Łatwa instalacja, szybkie efekty

Siódemka zaproponowała firmie Kaaral implementację modułu, nakładki zarządzającej wysyłką, zintegrowaną z systemem WF-Mag. 7 Business Ship Control to bezpłatne rozwiązanie informatyczne, mające na celu optymalizację procesów wysyłkowych w małych i średnich przedsiębiorstwach.

Naszym celem było stworzenie rozwiązania, które znacznie ułatwi i przyśpieszy proces obsługi przesyłek firmom opierającym działalność na sprzedaży. Zdajemy sobie sprawę, że kluczem do sukcesu w e-commerce jest sprawna, bezpieczna i szybka dostawa zamówionego towaru. To wszystko jest uzależnione od błyskawicznego przepływu informacji pomiędzy różnorodnymi systemami księgowymi, czy magazynowymi. Uznaliśmy, że integracja rozwiązań w ramach jednego programu, zapewni menedżerom świetne narzędzie pracy – mówi Agnieszka Andrzejczuk, Specjalista ds. Produktu z firmy Kurierskiej Siódemka S.A.

Cechą charakterystyczną zaprojektowanego rozwiązania jest pełna integracja modułu wysyłkowego 7 Business Ship Control z programem magazynowo - sprzedażowym WF-Mag dla Windows. Oznacza to, że klienci korzystający z tego programu, w celu importu danych nie muszą już integrować się z systemem Siódemki - WebMobile7, dzięki czemu przygotowanie i wydruk listów przewozowych jest dostępny już w momencie tworzenia nowej faktury lub dokumentu wydania dla kontrahenta.

Rozwiązanie 7 Business Ship Control umożliwia pełną konfigurację danych do wysyłki z własnej bazy programu WF-Mag oraz tworzenie samego listu przewozowego na podstawie danych z faktury sprzedażowej i jego wydruk na dowolnej drukarce. Pozwala także na przygotowanie i drukowanie zbiorczego dokumentu wydania przesyłek kurierowi w formie manifestu kurierskiego. Umożliwia pobieranie aktualnych statusów etapu doręczenia przesyłki, przypisanych do odbioru lub dokumentu sprzedaży (faktury lub WZ), oraz tworzenie i drukowanie zestawień nadanych przesyłek. Daje szansę ponownego wydrukowania listu, jak również tworzenia szablonów dokumentów za pomocą modułu konfiguracyjnego aplikacji.

Jako klienci Siódemki, posiadający stałą umowę na świadczenie usług, zyskaliśmy możliwość bezpłatnej instalacji rozwiązania 7 Business Ship Control. Po ściągnięciu ze strony Siódemki pliku instalacyjnego, szybko uruchomiliśmy aplikację. Program bez kłopotu zintegrował się z naszym systemem WF-Mag, stając się jego częścią. Korzystanie z niego jest dla nas niezwykle łatwe, gdyż interfejs jest przejrzysty i co najważniejsze intuicyjny – zapewnia Marek Wasilewski z Kaaral Polska.

Sprawna wysyłka, wyeliminowanie błędów

Funkcjonowanie modułu 7 Business Ship Control przyniosło natychmiastowe korzyści. Aplikacja w pełni zautomatyzowała proces obsługi przesyłek, dzięki czemu jej użytkownicy mogą zapomnieć o czasochłonnym przenoszeniu danych lub konieczności integracji z aplikacjami firm kurierskich. Rozwiązanie znacznie ułatwiło i przyśpieszyło proces obsługi przesyłek oraz weliminowało większość błędów pojawiających się przy ręcznym wystawianiu listów przewozowych, co pomaga firmie uzyskać przewagę konkurencyjną. Sprzedaż i wysyłka w jednym programie to wygodne, praktyczne i w pełni bezpieczne rozwiązanie

System, po integracji z bazą danych naszego WF-Maga, automatycznie drukuje listy przewozowe, importując wcześniej adresy naszych kontrahentów. Znacznie uporządkowało to cały proces wysyłki, a co jeszcze ważniejsze, udało nam się dzięki temu całkowicie wyeliminować pomyłki w adresowaniu paczek. Szybkość i bezbłędność wysyłek stawia nas w pozytywnym świetle, jako solidnego i godnego zaufania partnera – tłumaczy Marek Wasilewski.

Szybkie reagowanie na problemy

7 Business Ship Control ma zaawansowane narzędzia do monitoringu przesyłek od nadania do dostarczenia ich do odbiorcy. W razie jakichkolwiek problemów z dotarciem paczki do adresata, firma, która ją nadała ma możliwość szybkiej i precyzyjnej reakcji, bez kłopotu ją lokalizując za pomocą numeru listu przewozowego.

Kontrola nad procesem logistyki towaru nie jest dzisiaj wyjątkowo unikatowym rozwiązaniem. Natomiast szybki i przejrzysty dostęp do monitoringu przesyłek, dostępny w czasie rzeczywistym, stanowi niebagatelną wartość dodaną jaką otrzymujemy od modułu wysyłkowego Siódemki – dodaje Marek Wasilewski.

Pełne wsparcie techniczne

Każdy ze stałych klientów Siódemki, który zdecyduje się na implementację aplikacji 7 Business Ship Control otrzymuje zarówno opiekuna handlowego jak i eksperta z dziedziny informatyki, który jest do dyspozycji klienta w razie jakichkolwiek problemów z instalacją modułu czy jego funkcjonowaniem na co dzień. Stały kontakt przedstawicieli Siódemki z klientem pozwala także zdobyć informacje na temat potrzeb klientów, co pozwala określić kierunki rozwoju aplikacji.

Rozwiązanie jest cały czas rozwijane, przede wszystkim pod kątem zapewnienia pełnej kompatybilności z systemami magazynowo – sprzedażowymi. Ponadto nasz zespół ekspertów nieustannie pracuje nad poszerzaniem zakresu funkcjonalności modułu 7 Busienss Ship Control. Opinie naszych klientów, którzy dostarczają nam informacji na temat funkcjonowania rozwiązania, jak i nowych pomysłów na wzbogacenie aplikacji, są dla nas bezcenne – zapewnia Agnieszka Andrzejczuk z Siódemki.