Przejdź do głównej treści

Jak ONE RENT obniżył koszty księgowości dzięki AI? – automatyzacja z Atisoft

Katgoria: IT SOLUTIONS / Utworzono: 24 listopad 2025
Jak ONE RENT obniżył koszty księgowości dzięki AI? – automatyzacja z Atisoft
ATISOFTAutomatyzacja księgowości z wykorzystaniem AI – tak jak w przypadku rozwiązania Atisoft wdrożonego w ONE RENT – pozwala przenieść zdecydowaną większość ręcznego księgowania dokumentów do inteligentnego systemu, który pracuje szybciej, dokładniej i taniej niż tradycyjny proces.

REKLAMA
ASSECO KSEF
 
W dynamicznie rosnących firmach – takich jak ONE RENT, zarządzająca flotą 1800 pojazdów i obsługująca ponad 5000 dokumentów księgowych miesięcznie – ręczne przepisywanie paragonów, faktur i biletów bardzo szybko staje się wąskim gardłem całej organizacji. To właśnie w takim środowisku rozwiązanie Atisoft do automatyzacji księgowości AI pokazało pełnię swoich możliwości, osiągając skuteczność rozpoznawania dokumentów na poziomie 96,5% już po kilku miesiącach od startu produkcyjnego.
 
Dla zarządów i działów finansowych oznacza to coś więcej niż „nową technologię” – to realna zmiana modelu pracy: z ręcznego wprowadzania danych na nadzór i analizę. Automatyzacja księgowości AI od Atisoft nie tylko przyspiesza proces, ale też porządkuje go, wprowadza mierzalność, przewidywalność i pełną audytowalność.

Góra dokumentów vs. zespół księgowy – punkt wyjścia

ONE RENT, sieć wynajmu samochodów z ponad 30 oddziałami i 200 agentami regionalnymi, generowała tysiące dokumentów miesięcznie: paragony za paliwo, bilety kolejowe, faktury serwisowe, rachunki za myjnię czy parking. Każdy z nich musiał zostać ręcznie wprowadzony do systemu księgowego – linijka po linijce, NIP po NIP-ie.
 
W takim środowisku tradycyjna księgowość szybko ujawnia swoje ograniczenia:
  • błędy ludzkie na poziomie 3–5% dokumentów (literówki w NIP, pomyłki w kwotach),
  • opóźnienia – dokumenty czekające tygodniami na wprowadzenie,
  • frustracja zespołu – doświadczeni księgowi wykonujący pracę, którą mógłby robić stażysta.
Rozwiązanie Atisoft zostało zaprojektowane dokładnie pod takie scenariusze – tam, gdzie liczba dokumentów rośnie szybciej niż zasoby kadrowe, a organizacja oczekuje skalowalności bez ciągłego zwiększania zatrudnienia.

Jak działa automatyzacja księgowości AI od Atisoft?

Rdzeniem rozwiązania Atisoft są wyspecjalizowane modele językowe (LLM), dostrojone do polskich realiów księgowych i różnorodnych formatów dokumentów. System został zbudowany tak, aby radzić sobie z tym, z czym „nie lubią” mierzyć się ludzie: masą, powtarzalnością i chaosem formatów.

1. Rozpoznawanie polskich dokumentów księgowych

System Atisoft automatycznie rozpoznaje:
  • paragony fiskalne z różnych kas,
  • faktury VAT od setek dostawców,
  • bilety kolejowe i komunikacji miejskiej,
  • dokumenty transportowe i rozliczenia przejazdów,
  • rachunki za usługi (myjnie, parkingi, drobne naprawy).
Poradzi sobie z dokumentem sfotografowanym telefonem, lekko obróconym, pogniecionym czy słabej jakości. To kluczowe w środowisku takim jak ONE RENT, gdzie agenci dostarczają dokumenty w bardzo zróżnicowanej formie – a Atisoft AI zamienia ten „szum” w ustrukturyzowane dane gotowe do księgowania.

2. Automatyczne wyciąganie danych i weryfikacja

Drugi poziom to ekstrakcja danych:
  • kontrahent z automatyczną walidacją NIP w bazie GUS,
  • kwoty netto, VAT i brutto,
  • stawki VAT (0%, 5%, 8%, 23%),
  • daty, numery dokumentów, kluczowe pola formalne.
Dzięki temu rozwiązanie Atisoft minimalizuje ryzyko drobnych, ale kosztownych błędów, które w klasycznym procesie pojawiały się przy ręcznym przepisywaniu danych.

3. Inteligentne dekretowanie i zgodność z przepisami

Na końcu system automatycznie tworzy dekret księgowy, przypisując dokument do odpowiednich kont i rodzaju kosztu, z uwzględnieniem polskich przepisów i praktyk księgowych. W przypadku ONE RENT ogromną rolę odegrała integracja z InsERT Rewizor nexo – rozwiązanie Atisoft „wpina się” w istniejący system finansowo-księgowy, zamiast go zastępować.

System flagowania – jak buduje się zaufanie do AI

Kluczowym elementem, który przekonał zespół księgowy ONE RENT, był system flagowania wiarygodności dokumentów.
  • 🟢 Zielona flaga – dokument rozpoznany z wysoką pewnością (powyżej 75%):
    • dekret tworzony i księgowany automatycznie,
    • księgowy może, ale nie musi go weryfikować.
  • 🔴 Czerwona flaga – niższa pewność lub dokument nietypowy:
    • wymagana szybka weryfikacja księgowego,
    • system dokładnie wskazuje, które pola budzą wątpliwości.
W praktyce wdrożenia ONE RENT 96,5% dokumentów przechodzi „na zielono”, a księgowi koncentrują się tylko na pozostałych 3,5%. Rozwiązanie Atisoft działa więc jak inteligentny filtr – odsiewa standardowe przypadki, zostawiając ludziom to, co faktycznie wymaga eksperckiej decyzji.

Od pilotażu do 96,5% skuteczności – przebieg wdrożenia

Proces wdrożenia automatyzacji księgowości AI w ONE RENT został podzielony na kilka etapów:
  • Czerwiec 2025 – pilotaż
    Analiza 300 rzeczywistych dokumentów, początkowa skuteczność 62% przy celu 70–75% [case study ONE RENT, 2025]. Na tym etapie zespół Atisoft zidentyfikował kluczowe obszary do poprawy (m.in. oznaczenia VAT na biletach PTU).
  • Lipiec–sierpień 2025 – dostrajanie
    Udoskonalenie rozpoznawania polskich dokumentów, dodanie obsługi nowych typów dokumentów, integracja z systemem księgowym. Tu rozwiązanie Atisoft zostało „docięte na miarę” procesów ONE RENT.
  • Wrzesień 2025 – start produkcyjny
    16 września system wszedł na produkcję, a pierwsze 1000+ dokumentów zostało przetworzonych automatycznie [case study ONE RENT, 2025].
  • Październik 2025 – potwierdzony sukces
    Po przetworzeniu ok. 4000 dokumentów skuteczność osiągnęła 96,5%, a zespół księgowy zaakceptował nowy model pracy jako standard.
Taki schemat wdrożeniowy – pilotaż, dostrajanie, produkcja – jest typowy dla projektów realizowanych przez Atisoft. Pozwala w kontrolowany sposób przejść od „eksperymentu z AI” do krytycznego elementu procesu księgowego.

Twarde liczby: ile można zaoszczędzić?

Automatyzacja księgowości AI to nie tylko „fajna technologia”, ale bardzo konkretny efekt finansowy. Dla ONE RENT oszczędność na jednym dokumencie oszacowano na 2,41 zł, przy założeniu ok. 2,5 minuty pracy samodzielnego księgowego nad pojedynczym dekretem.
 
Przekłada się to na następujące przykładowe scenariusze:
  • 500 dokumentów miesięcznie → ok. 1 205 zł oszczędności/miesiąc,
  • 1000 dokumentów → ok. 2 410 zł/miesiąc,
  • 2000 dokumentów → ok. 4 820 zł/miesiąc,
  • 5000 dokumentów → ok. 12 050 zł/miesiąc.
W praktyce oznacza to, że w firmach przetwarzających powyżej 500 dokumentów miesięcznie rozwiązanie Atisoft zwykle zwraca się w ciągu 3–6 miesięcy, szczególnie gdy uwzględnimy także koszty nadgodzin, opóźnień i błędów w JPK_VAT.

Kto najbardziej zyskuje na automatyzacji księgowości AI?

Biura rachunkowe

Biura, które obsługują dziesiątki klientów i tysiące dokumentów, mogą dzięki Atisoft:
  • zwiększyć liczbę obsługiwanych klientów bez zatrudniania nowych osób,
  • ograniczyć ryzyko błędów w JPK_VAT,
  • zminimalizować pracę „na ostatnią chwilę” przed terminami podatkowymi.

Firmy z minimum 500 dokumentami miesięcznie

W firmach, które przekraczają próg 500 dokumentów, automatyzacja staje się naturalnym krokiem – ręczne wprowadzanie danych po prostu przestaje się opłacać. Rozwiązanie Atisoft pozwala takim organizacjom przejść z trybu „gaszenia pożarów” w księgowości do trybu kontroli i planowania.

Firmy wielooddziałowe

W przypadku struktur rozproszonych – jak ONE RENT – przewagą Atisoft jest centralne przetwarzanie dokumentów z wielu lokalizacji, standaryzacja procesów oraz możliwość precyzyjnego przypisywania kosztów do oddziałów i miejsc ich powstania.

Rola księgowego w erze AI

Kluczowe pytanie, które pojawia się przy takich wdrożeniach, brzmi: czy AI zastąpi księgowych? Doświadczenie projektów realizowanych przez Atisoft pokazuje coś odwrotnego – AI odbiera zespołowi najbardziej żmudną, mechaniczną część pracy, zostawiając ludziom decyzje wymagające wiedzy i kontekstu biznesowego.
 
Dzięki systemowi flagowania księgowi w ONE RENT nie „oddali” kontroli nad procesem – przeciwnie, zyskali lepszą widoczność tego, co dzieje się z każdym dokumentem. Automatyzacja księgowości AI staje się więc narzędziem do podniesienia rangi działu finansowego w organizacji, a nie zagrożeniem dla jego istnienia.

Gotowość na KSeF 2026

Ważnym elementem strategii Atisoft jest zgodność z kierunkiem zmian legislacyjnych, w tym z KSeF 2026. System jest projektowany tak, aby:
  • łączyć dane z dokumentami już znajdującymi się w KSeF,
  • obsługiwać dokumenty spoza KSeF, które nadal będą obecne w obiegu,
  • zapewniać prostą integrację z przyszłym API KSeF.
Dla zarządów oznacza to brak „drugiej rewolucji” za rok czy dwa – automatyzacja księgowości AI od Atisoft jest przygotowana na ewolucję przepisów.

Czy Twoja firma jest gotowa na automatyzację księgowości AI?

Trzy proste pytania pomagają to ocenić:
  1. Czy przetwarzacie setki lub tysiące dokumentów miesięcznie?
  2. Czy księgowi tracą czas na przepisywanie danych?
  3. Czy presja terminów podatkowych generuje ciągłe nadgodziny i stres?
Jeśli na choć jedno z nich odpowiadasz „tak”, doświadczenie wdrożenia w ONE RENT pokazuje, że rozwiązanie Atisoft do automatyzacji księgowości AI może realnie odciążyć zespół, uporządkować procesy i wygenerować wymierne oszczędności.

FAQ – najczęstsze pytania o automatyzację księgowości AI

Czy AI zastąpi księgowych?

Nie – rozwiązanie Atisoft usuwa żmudne przepisywanie, a nie rolę księgowego.
System automatycznie rozpoznaje i dekretuje większość dokumentów, a zespół księgowy – jak w ONE RENT – skupia się na analizie, doradztwie i kontroli, obsługując głównie te przypadki, które otrzymują czerwoną flagę.

Co się dzieje, gdy AI się pomyli?

Każdy dokument przechodzi przez system flagowania, a te budzące wątpliwości trafiają do księgowego z czytelnym wskazaniem problemu.
Rozwiązanie Atisoft udostępnia szczegółowe logi i raporty, dzięki czemu każdy dekret można prześledzić krok po kroku i w razie potrzeby poprawić bez utraty kontroli nad procesem.

Czy system rozpoznaje polskie dokumenty i stawki VAT?

Tak, rozwiązanie Atisoft zostało dostrojone do polskich dokumentów księgowych – paragonów, faktur, biletów PKP, komunikacji miejskiej i wielu innych.
System poprawnie odczytuje NIP (z walidacją w GUS), kwoty netto/VAT/brutto oraz pełne spektrum stawek VAT, co potwierdziły wyniki wdrożenia w ONE RENT.

Czy dane są bezpieczne i zgodne z RODO?

Tak, architektura rozwiązania Atisoft opiera się na pełnym szyfrowaniu i anonimizacji danych, z zachowaniem wymogów RODO.
Dodatkowo dostępny jest audyt działań AI, dzięki czemu wiadomo, kto i kiedy przetwarzał dokument oraz jakie decyzje podjął system.

Z jakimi systemami finansowo-księgowymi można to zintegrować?

Przykład ONE RENT pokazuje pełną integrację z InsERT Rewizor nexo, ale model integracyjny Atisoft pozwala rozszerzać obsługę również na inne systemy ERP/FK.
Oznacza to, że organizacje nie muszą wymieniać całego środowiska finansowego – automatyzacja księgowości AI może zostać „dołączona” do istniejącej infrastruktury jako wyspecjalizowany moduł.
 
Źródło: www.atisoft.pl 




Najnowsze wiadomości

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
BPSCEuropejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
SymfoniaOd 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
accevoCyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
PSINowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.



Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
SENTEWspółczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
BPSC FORTERROZysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
TODIS ConsultingWdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
TODISWdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Przeczytaj Również

Jak ONE RENT obniżył koszty księgowości dzięki AI? – automatyzacja z Atisoft

Automatyzacja księgowości z wykorzystaniem AI – tak jak w przypadku rozwiązania Atisoft wdrożonego… / Czytaj więcej

Heineken sięga po dokładniejsze dane dzięki AI

Heineken, jeden z największych producentów piwa na świecie, wprowadził wewnętrznego chatbota oparte… / Czytaj więcej

Główne korzyści z wdrożenia GenAI w systemach ERP – nowa era zarządzania przedsiębiorstwem

Systemy ERP od lat stanowią fundament zarządzania przedsiębiorstwami, łącząc kluczowe procesy w spó… / Czytaj więcej

thyssenkrupp usprawnia produkcję dzięki SAP HANA Cloud

Według raportu Global Data gwałtowne spadki sprzedaży i produkcji samochodów, a następnie ich ożywi… / Czytaj więcej

Energa-Operator realizuje transformację cyfrową z wykorzystaniem rozwiązań IBM

Energa Operator S.A., jeden z największych dystrybutorów energii elektrycznej w Polsce, przechodzi… / Czytaj więcej

Aquael przechodzi z on premise do chmury

Systemy chmurowe od modelu on premise różni nie tylko koszt, ale i tryb powstawania. Chmura bazuje… / Czytaj więcej