Reengineering rozwiązań SD

REKLAMA

Lepiej od podstaw
Od 2000 r., gdy Relpol zaczął korzystać z SAP, firma rozwijała się dynamicznie. Przybywały nowe obszary działania, rosła liczba produktów i klientów, zmieniały się procedury działania i procesy biznesowe. Po kilku latach pracy w systemie Relpol stał się bardziej świadomym i wymagającym użytkownikiem SAP.

SAP był rozbudowywany o kolejne funkcje, również w obszarze sprzedaży i dystrybucji (SD), kluczowym dla utrzymania przewagi konkurencyjnej. Na pewnym etapie skala zmian w biznesie okazała się tak duża, że należało zadać pytanie, czy efektywne jest dalsze dopasowywanie systemu, bez ponownego zastano-wienia się nad całością rozwiązania.

Przed podobnym dylematem stoi wiele firm, w któ-rych tempo zmian i wzrostu oczekiwań wobec narzę-dzi informatycznych wyprzedza możliwości adaptacji systemów.

Pojawiają się pytania: czy dalej pracować na obec-nym modelu, uruchamiając kolejne funkcje, czy też większy efekt przyniesie budowa nowego rozwiąza-nia od podstaw.

W Relpolu uświadomiono sobie, że firma nie wyko-rzystuje wielu nowych funkcjonalności, jakie pojawiły się od wdrożenia SAP, a procesy biznesowe w ob-szarze SD nie są zdefiniowane w sposób optymalny, nie przystają do obecnych potrzeb i nie przynoszą maksymalnych możliwych korzyści.

Razem z upgradem SAP
Rozpoczęcie projektu reengineeringu nastąpiło w marcu 2006 r. – w trakcie trwającego upgrade’u sys-temu do wersji mySAP ERP 2004, co tworzyło do-datkowe wyzwanie organizacyjne.

Pierwsze dwie fazy projektu (przygotowanie oraz koncepcja) były prowadzone równolegle z upgra-dem.

Oba projekty musiały się zazębiać, aby było możliwe używanie nowego modelu po zakończeniu okresu urlopowego, a taki był wymóg działów sprzedaży Relpolu. Część członków zespołu projektowego uczestniczyła również w upgradzie.

Harmonogram obu projektów został ułożony tak, aby główne prace koncepcyjne w reengineeringu rozpoczęły się dopiero po zakończeniu prac kon-cepcyjnych w upgradzie i przejściu do następnego etapu, w którym większość prac była wykonywana przez BCC.

Najważniejsza koncepcja
O przebiegu przedsięwzięcia mówi Andrzej Bybel:
„Aby nasz projekt nie był jeszcze jednym projektem »technicznym«, wspólnie z konsultantami BCC postanowiliśmy, że należy go rozpocząć od analizy obecnych procesów biznesowych przechodzących przez obszar SD, a następnie trzeba poddać je modyfikacjom, które przyniosą firmie maksymalne korzyści ekonomiczne i organizacyjne”.

Zadaniem pracowników Relpolu było dostarczenie modeli procesów. Każdy proces był analizowany i modyfikowany w fazie opracowywania koncepcji podczas spotkań całego zespołu projektowego (składającego się z pracowników Relpolu i konsul-tantów BCC) z zarządem firmy.

„W czasie tych prac niezmiernie istotny był wkład konsultantów BCC, którzy dostarczali nam pomysłów, jak zmodyfikować procesy, wykorzystując wcześniej nieużywane w naszej firmie funkcje modułu SD” – dodaje Andrzej Bybel.

Największy nacisk został położony na koncepcję rozwiązania, która zawierała nie tylko informację o nowych rozwiązaniach, ale także określała sposób przełączenia „starego SD” na „nowe SD”.

Tworzenie koncepcji wymagało od konsultantów do-kładnego zrozumienia oczekiwań i celów bizneso-wych Relpolu oraz znajomości obszarów, które były istotne dla powodzenia i sensu implementowania nowego rozwiązania.

Warto wspomnieć, że projekt dotyczył procesów sprzedaży i dystrybucji, ale skutkował także modyfi-kacjami w innych obszarach systemu, zaangażowa-nych w dany proces.

Najistotniejsze zmiany zostały wykonane w module PP w zakresie organizacji procesu produkcji oraz w module CO-PA (dostosowanie modułu do nowych struktur i warunków cenowych w SD).

Istotnym wyzwaniem było uruchomienie nowego rozwiązania na systemie produktywnym, co wyma-gało koordynacji działań i jasnych procedur, a także przekazanie użytkownikom wiedzy, jak działa „nowe SD” i zmotywowanie ich, by działali zgodnie z no-wymi zasadami.

„Dzisiaj mogę stwierdzić, że prace koncepcyjne były najistotniejsze dla powodzenia całego projektu. Przeprowadzenie ich wspólnie z zarządem naszej firmy i przy udziale konsultantów BCC było najlepszym rozwiązaniem, które przyniosło efekty oczekiwane przez zarząd i pracowników działów sprzedaży i dystrybucji Relpolu. Rezultaty tego projektu przygotowały naszą firmę do efektywnego działania w obszarze SD przez najbliższe kilka lat, bez konieczności wykonywania w tym module dużych modyfikacji” – podsumowuje Andrzej Bybel.

Na miarę obecnych i przyszłych potrzeb
Zgodnie z planem Relpol uruchomił produktywnie nowy model w zakresie SD w połowie września 2006 r.

Do końca roku trwała faza wsparcia po starcie pro-duktywnym, w trakcie której konsultanci BCC poma-gali pracownikom Relpolu w zapoznawaniu się i wy-korzystywaniu nowego rozwiązania.

Robert Tęcza, Wiceprezes ds. Finansowych Relpolu ocenia:
„Zastosowane podejście sprawiło, że stworzyliśmy efektywne i kompleksowe rozwiązanie na miarę obecnych i przyszłych potrzeb firmy, czego nie osiągnęlibyśmy przez stopniową rozbudowę dotychczasowego modelu działania. Wśród efektów biznesowych zwróciłbym uwagę na oszczędności osiągnięte dzięki optymalizacji organizacji pracy działów sprzedaży i dystrybucji, a także na wzmocnienie kontroli w obszarze zarządzania cenami. Zmiany przekładają się na wyższą efektywność firmy oraz na lepszą obsługę naszych klientów”.

Źródło: BCC