Zarządzanie dokumentami w Cargoforte

Katgoria: IT SOLUTIONS / Utworzono: 15 sierpień 2006

Cargoforte jest firmą logistyczną zajmującą się spedycją i transportem ładunków w kooperacji z firmami przewozowymi. Firma odpowiada za organizację procesu logistycznego i terminowe dostarczenie towaru.

REKLAMA

Cargoforte powstała w 1994 roku i od 12 lat rozwija się prężnie posiadając obecnie 8 oddziałów na terenie Polski. W 2004 roku firma zajęła 2 miejsce w rankingu firm TSL (Transport, Spedycja, Logistyka) dziennika Rzeczpospolita wg deklarowanego zakresu działania (uniwersalność), a w 2005 roku zajęła 2 miejsce w rankingu „Lokomotywy Polskiej Gospodarki” w podrankingu branżowym - transport lądowy. Cargoforte, dysponując 15 tys. metrów kwadratowych powierzchni magazynowych w całej Polsce, zapewnia także usługi związane z magazynowaniem przewożonego towaru. Towar jest składowany i dostarczany na wskazane przez klienta miejsce w różnych punktach kraju.

Droga do sukcesu
O sukcesie w branży spedycyjnej decyduje wiedza o wymaganiach klientów i znajomość zasad organizacji międzynarodowego transportu – jego aspektów logistycznych i prawnych. Wymagania stawiane firmom spedycyjnym są obecnie bardzo wysokie: towar przewożony jest z kontynentu na kontynent różnymi środkami transportu od statków poprzez kolej i samochody, a skończywszy na samolotach, w określonym przez klienta czasie i przy zachowaniu reżimu ostrożności.

- Wiedza dotycząca organizacji skomplikowanych przedsięwzięć logistycznych, a także przygotowania dokumentacji okazywanej na granicy, w portach i na lotniskach jest jednym z elementów stanowiących o wartości firmy spedycyjnej i jej pozycji na rynku – mówi Krzysztof Lewicki, IT Manager i Pełnomocnik ds. Jakości w Cargoforte

W 2002 roku firma Cargoforte zdecydowała się na wdrożenie systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie dokumentami. Celem wdrożenia było w pierwszym etapie stworzenie elektronicznego repozytorium służącego do archiwizacji i składowania w bazach danych dokumentów wymienianych między firmą Cargoforte i jej klientami. System miał także za zadanie realizowanie funkcji operacyjnych, wspierających pracę spedytorów. Wybór padł na oprogramowanie mis-Partner21 firmy MIS S.A., narzędzie do tworzenia systemów obiegu dokumentów dla firm i urzędów, bazujące na technologii IBM Lotus Notes/Domino.

„Zastosowanie mis-Partner21 umożliwiło nam szybkie tworzenie nowych rozwiązań, a także ich dostosowywanie do zmieniających się wymagań. To było szczególnie ważne zwłaszcza w pierwszej fazie wdrożenia, kiedy nasze oczekiwania były doprecyzowywane.” – ocenia K. Lewicki – „Wykorzystanie mis-Partner21 pozwoliło nam na skoncentrowaniu się przede wszystkim na dostarczaniu wartości biznesowej.”

Przebieg wdrożenia
Aplikacja oparta na mis-Partner21 została uruchomiona w marcu 2003 roku z podstawową funkcjonalnością – korespondencja, dokumenty wewnętrzne, baza kontrahentów. Następnie kody źródłowe zostały przekazane do Cargoforte, która już od ponad 2,5 roku samodzielnie rozwija oprogramowanie. W następnej kolejności uruchomiony został moduł spedycyjny, który ze względu na rosnące wymagania klientów i rynku jest rozwijany do dzisiaj. W lutym 2004, czyli tuż przed pierwszym audytem ISO, wdrożona została pierwsza wersja modułu Zarządzania Jakością. Przechodząc pomyślnie audyt, Cargoforte uzyskała Certyfikat Systemu Jakości spełniając tym samym wymagania normy PN-EN ISO 9001:2001 z zachowaniem kryteriów Wewnętrznego Systemu Kontroli.

Implementacja modułu Zarządzania Jakością była bardzo ważnym etapem wdrożenia. Pierwszym i najprostszym jego zadaniem było przechowywanie i precyzyjna dystrybucja dokumentacji definiującej System Zarządzania Jakością (opisy procesów, procedur oraz instrukcji). W swojej zaawansowanej funkcjonalności system gromadzi wszelkie dokumenty i zapisy wynikające z przyjętych w systemie Zarządzania Jakością reguł – to pozwala uniknąć produkowania ogromnych ilości dokumentów papierowych świadczących o prawidłowo działającym Systemie Jakości.

Ale w branży spedycyjnej standardem weryfikacji najwyższej jakości świadczonych usług jest Wewnętrzny System Kontroli, który ma za zadanie kontrolę kontrahentów firmy spedycyjnej i ustalenie czy nie są to firmy wykluczone z obiegu gospodarczego, np. powiązane z grupami przestępczymi lub terrorystycznymi parającymi się transportem groźnych towarów – broni, materiałów wybuchowych, towarów o podwójnym zastosowaniu. System kontroluje pełen obieg dokumentów związanych z realizacją dostawy, dystrybuowanych do wszystkich podmiotów zaangażowanych w transport towaru, niejako w locie dokonując wszelkich niezbędnych sprawdzeń i weryfikacji (zarówno tych dotyczących poszczególnych stron transakcji, jak i związanych z uwarunkowaniami geopolitycznymi, np. kraje objęte światową kontrolą w obszarze wymiany towarowej). Dodatkowo dokumenty operacyjne, odpowiednio ułożone, samodzielnie tworzą wszelkie wymagane prawem rejestry. System pozwala także na generowanie statystyk dotyczących zarówno poszczególnych obszarów geograficznych, jak i transportowanego asortymentu. Baza kontrahentów jest na bieżąco aktualizowana z uwzględnieniem historii współpracy oraz danych księgowych (m.in. informacje o zaległych płatnościach), pozwalając na łatwe zidentyfikowanie podmiotów, które nie powinny być obsługiwane przez spedytorów.

Nagroda za innowacyjność
Zorganizowanie systemu zarządzania jakością w Cargoforte było w Polsce rozwiązaniem innowacyjnym. Wywiązanie się z roli pioniera w branży łączyło się z koniecznością przekonania firmy audytorskiej do zalet zastosowanego elektronicznego obiegu dokumentów i przerzucenia nań ciężaru udowodnienia poprawności działania Systemu Zarządzania Jakością. Po okresie początkowej nieufności audytorów do wykorzystanych rozwiązań informatycznych okazało się, że system nie tylko spełnia najwyższe wymagania, ale stanowi zdaniem firmy audytorskiej wzór do naśladowania dla innych przedsiębiorstw spedycyjnych.

W maju 2004 został oddany do użytku moduł fakturowania. System pozwala na wystawianie faktur sprzedażowych z zachowaniem wszelkich opisanych powyżej restrykcji oraz rejestruje wszystkie trafiające do Cargoforte faktury zakupowe wraz z ich elektronicznym, zeskanowanym obrazem. W 2005 roku przygotowany i wdrożony został moduł ofertowania służący do budowania ofert – drobnicowych i lotniczych. Cargoforte korzysta obecnie z samolotów około 50 linii lotniczych. System pozwala usystematyzować wszystkie informacje o cenach połączeń na danej linii i wybrać dla klienta najkorzystniejszą ofertę.

Korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów
System składa się z następujących elementów:
- Bank informacji o kontrahentach
- Moduł korespondencji i dokumentów wewnętrznych
- Moduł spedycyjny
- Moduł fakturowania
- Moduł ofertowania
- Moduł zarządzania jakością

Wykorzystywany w Cargoforte system mis-Partner21 firmy jest cały czas rozwijany i aktualizowany zgodnie ze zmieniającym się prawem i otoczeniem biznesowym. Modyfikacje systemu uwzględniają coraz doskonalsze mechanizmy kontroli transportu i coraz obszerniejszą automatyzację pracy spedytora.

- Dzięki zastosowaniu systemu zarządzania obiegiem dokumentów Cargoforte uzyskała realną przewagę konkurencyjną i może skuteczniej walczyć o swoją pozycję na rynku – mówi Krzysztof Lewicki.

Do najważniejszych korzyści wynikających z zastosowania systemu w Cargoforte należy zaliczyć:
- Możliwość szybkiego sięgnięcia do dokumentacji transportowej np. przy rozpatrywaniu reklamacji klienta.
- Odciążenie spedytorów od najbardziej żmudnej pracy i obowiązków związanych z porządkowaniem dokumentacji.
- Zwiększenie wydajności pracy spedytorów – w tym samym czasie obsługiwana jest większa liczba spraw.
- Skrócenie czasu przygotowania nowego spedytora do wykonywania obowiązków pracowniczych.
- Zminimalizowanie szkody po odejściu pracownika z firmy.

Technologia
Aplikacje oparte na mis-Partner21 pracują w środowisku IBM Lotus Notes/Domino, w Cargoforte - na systemie operacyjnym Linux. W każdym z ośmiu oddziałów firmy znajduje się serwer Lotus Domino. Obecnie w Cargoforte pracuje ponad 200 osób, z czego z systemu korzysta około 3/4 pracowników. Oznacza to, że praktycznie każdy pracownik, który bierze jakikolwiek udział w procesie obiegu informacji, tak wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy, ma dostęp do mis-Partner21. O intensywności wykorzystania oprogramowania świadczy liczba tworzonych i składowanych w systemie dokumentów, która wynosi od 1 do 1,5 tysiąca dziennie.

Źródło: MIS

Najnowsze wiadomości

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem

Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.

Czytaj całość

Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym

Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.

Czytaj całość

Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?

Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.

Czytaj całość

PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach

Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP

Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.

Czytaj całość

Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki

Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.

Czytaj całość

Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?

Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Czytaj całość